Korrekt! Sowohl Ihr Navigationssystem (GPS) als auch Ihr Projektstrukturplan (PSP) wollen Sie davor schützen, Ihr Ziel aus den Augen zu verlieren! Indem eine „zuverlässige Landkarte“ (in Form eines Projektstrukturplanes) ab sofort zu Ihrem ständigen Wegbegleiter zählt, verhindern Sie die Auffahrt auf den „highway to hell“! SIE haben in der Hand, wie schnell und wie sicher Sie Ihr (Projekt)Ziel erreichen! Für Anregungen zur Entwicklung einer soliden „Roadmap“ lesen Sie bitte weiter …

Die meisten Projekte sind (zu) komplex. Vereinfachung mittels Zerlegung der Gesamtaufgabe in aufeinanderfolgende Projektphasen lautet die simple Lösung! Die Hauptaufgaben werden in kleinere (und dadurch besser plan- und kontrollierbare) Aufgaben (Arbeitspakete) aufgeteilt. Prinzipiell empfiehlt es sich, den Projektstrukturplan in einer hierarchischen Baumstruktur (z. B. auf A3-Größe) darzustellen. Die Projektphasen werden dabei von links nach rechts angeordnet, die Arbeitspakete in logischer Reihenfolge (von oben nach unten). Der PSP sorgt für bessere Transparenz in Bezug auf alle Projektaufgaben, schafft quasi den „Durchblick“ und ermöglicht eine einheitliche Basis für die weitere Projektplanung.  

Soweit die Theorie! Wie aber funktioniert ein PSP in der Praxis?

Vorneweg: Bei der Erstellung des Projektstrukturplanes sollen alle Beteiligten (Projektleiter inkl. aller Teammitglieder) mitwirken. Dasselbe Verständnis des Vorhabens steigert automatisch die Akzeptanz desselben und fördert gleichzeitig die Motivation zur Ziel-Erreichung. Der Projektstrukturplan baut primär auf dem (schriftlichen!) Projektauftrag auf. Weitere Dokumente aus der Vorprojektphase (z. B. Anforderungsanalyse, Spezifikationen, Pflichtenheft etc.) sind eine gute Ausgangsbasis.  Behalten Sie stets das finale Projektziel im Auge und nehmen Sie die PSP-Vorbereitung möglichst zeitgerecht in Angriff. Von einem vollständigen Projektstrukturplan profitieren Sie im Projektverlauf in vielfacher Weise! Sich   ähnelnde oder wiederholende Projekte eignen sich wunderbar als Referenz. Der bestehende Projektstrukturplan muss demnach nur geringfügig angepasst werden und Ihre bereits geleistete „Fleißarbeit“ wird nun honoriert!

Nun zur Vorgangsweise – Step by Step zum professionellen Projektstrukturplan!

Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen dem 1) Top-Down- oder 2) Bottom-Up-Ansatz. Bei der 1. Methode definieren Sie die Projektphasen und brechen diese dann in die notwendigen Arbeitspakete herunter. Bei der Bottom-Up-Version sammeln Sie zuerst die Aufgaben und ordnen diese anschließend den Projektphasen zu. Im Folgenden widme ich der Beschreibung meiner präferierten Variante, dem Bottom-Up Ansatz:

1.  (Entscheidender) Schritt: Ideen sammeln

Handelt es sich um ein komplett neuartiges Projekt, empfiehlt sich der Einstieg auf der „grünen Wiese“ mittels verschiedener Kreativitätstechniken (Brainstorming, Brainwalking, div. Fragetechniken etc.). Eine weitere Option ist, anfänglich „nur“ (Teil)Ergebnisse zu fokussieren und die Resultate zu listen.

2. Schritt: Gesammelte Ideen zu Arbeitspaketen schnüren

Entsprechende „To-Do´s“ werden definiert. Achten Sie dabei darauf, dass die Arbeitspakete-Bezeichnung tätigkeitsorientiert ist (z. B. „Konzept erstellen“ anstatt „Konzept“). Dies verbessert die Kommunikation inner- und außerhalb des Projektteams.

3. Schritt: Definition/Reihung der Arbeitspaket-Abfolge

Jedes Arbeitspaket baut auf das vorhergehende auf. Sollten Lücken zwischen den APs bestehen, sorgen Visualisierungen (mittels Flip-Chart, Pinnwand, Moderationskärtchen etc.) für die nötige Flexibilität. Die Abfolge lässt sich ggfs. kinderleicht (z. B. mit Post-it´s) um das jeweilige  Arbeitspaket erweitern.

4. (Zentraler) Schritt: Arbeitspakete den entsprechenden Phasen zuordnen

Meist kristallisieren sich schon bei der Anordnung der Arbeitspakete einzelne inhaltliche Blöcke (idealerweise 5 – 10) heraus. Erstes Intervall ist (ausnahmslos!) die „Projektmanagement-Phase“. Die klare Trennung von Managementaufgaben und inhaltlichen Herausforderungen ist essentiell. Die empfohlene Aufteilung der Arbeitspakete lautet: Projekt planen – steuern – koordinieren - vermarkten und Projekt abschließen.

5. Schritt: Verantwortlichkeiten definieren

Mittlerweile sind die Aufgaben im Projektstrukturplan eindeutig dargestellt. Die Leistungsplanung kann demnach (fast) abgehakt werden. Nun gilt es, jedes Arbeitspaket max. einer verantwortlichen Person zuzuordnen. 

Anmerkung: Als Projektleiter sind Sie in der Projektmanagementphase jedoch für alle Arbeitspakete verantwortlich.

Im Falle, dass Sie sich meine Anregungen zu Herzen nehmen - (wovon ich natürlich ausgehe!) – sind Sie gut gerüstet für eine sichere Fahrt in Richtung Projektziel! Nun sind Ihr Planungstalent und Ihre unternehmerische Kreativität gefragt! Ich wette, Sie ernten BeVOONderung, wenn Sie bei entsprechenden Diskussionen Ihren detaillierten PSP quasi aus dem Ärmel schütteln …

Genießen Sie Ihre wohlverdienten Lorbeeren - aber ruhen Sie sich nicht darauf aus!

Ihr Markus Feistritzer