Häufig schon, ja! Für ein „perfektes Promi-Dinner“ würden Sie sich bestimmt entsprechend vorbereiten: Auch als erfahrener Chefkoch nehmen Sie die Zubereitung des exotischen 5-Gänge-Menüs gewiss nicht ohne eine bewährte Kochanleitung in Angriff. Es sei denn, Sie blamieren sich gerne und Ihr guter Ruf als passabler Gastgeber ist Ihnen vollkommen egal.

Ähnlich verhält es sich in Bezug auf den PSP (Projektstrukturplan) und dessen (komplexe) Arbeitspakete! Befolgen Sie das Grundrezept: Verwenden Sie die richtigen Zutaten, achten Sie auf ausgezeichnete Qualität und beachten Sie die Reihenfolge! Ausführliche Tipps wie Sie nichts anbrennen lassen und folglich ungenießbare Gerichte - sprich unbrauchbare Projekte – vermeiden, lesen Sie in meinem heutigen Beitrag …

Was bisher geschah – Bestandsaufnahme in der „Projektküche“ …
Für das Vorhaben wurden Ziele definiert Die Hauptaufgaben, die zum gewünschten Resultat führen sollen, wurden festgelegt und in Arbeitspakete heruntergebrochen.

Oftmals sind die Arbeitspakete jedoch zu umfangreich und komplex, um den Fortschritt eindeutig messbar zu machen. Klare Aussagen bezüglich Dauer und Arbeitsaufwand sind schwer bzw. nicht zu treffen.

Was in Zukunft geschehen soll – „Man nehme …“
Bei neuen oder riskanten Arbeitspaketen ist es empfehlenswert, die entsprechenden Annahmen in Form einer Arbeitspakete-Spezifikation zu dokumentieren. Diese stellt sicher, dass alle Beteiligten –  auch unerfahrene Projektteam-Mitglieder - über ein gemeinsames Verständnis der Aufgaben verfügen. Missverständnisse können somit im Vorfeld ausgeräumt werden. Die Arbeitspakete-Beschreibung dient gleichzeitig als Arbeitsauftrag zwischen Projektleiter und „Job“-Verantwortlichem.

Darstellung/Form/Umsetzung – Ihr sicherer Weg zum „Sternekoch“
Die Inhalte der Arbeitspaket-Spezifikation bauen auf dem PSP auf und können variieren. Wichtig ist, dass die Ergebnisse des Arbeitspaketes klar formuliert sind und die Aufgaben auf eine „To-Do-Ebene“ heruntergebrochen wurden: Welche Resultate müssen vorliegen, wenn diese Aufgaben abgeschlossen sind? Hilfreiche Zusatzinformationen sind z. B. Dokumente bezüglich der Kriterien zur Beurteilung des Fortschrittes und dergleichen. Die Spezifikation beschreibt die Inhalte sowohl qualitativ als auch quantitativ. Folglich wird dadurch auch die Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung erleichtert. Nicht vergessen: Pro Arbeitspaket muss vorab ein Verantwortlicher definiert werden.

SIE FÜHREN DIE REGIE IN IHRER „KOCHSHOW“!

Klappe, die erste: Auswahl der zu beschreibenden Arbeitspakete
Bei überschaubaren Arbeitspaketen, bei welchen die Inhalte allen Beteiligten bestens bekannt sind, bedarf es keiner detaillierten Spezifikation.

Klappe, die zweite: Vorab-Definition
Optional können vor Beginn der detaillierten Arbeitspakete-Ausarbeitung durch den Verantwortlichen - als „briefing“ quasi – kurze Reflexionen oder Brainstorming im Projektteam durchgeführt werden.

Klappe, die dritte: Spezifikation der Inhalte und Ergebnisse
Hierfür ist der zuvor bestimmte Arbeitspaket-Verantwortliche zuständig. Zeitlich gesehen erfolgt diese Beschreibung nach dem Planungsworkshop. Möglicherweise muss hierzu Expertenwissen eingeholt werden bzw. ist es nötig, bestimmte Lösungswege zu analysieren.

Klappe, die vierte: Abstimmung der Arbeitspakete-Spezifikation im Projektteam
Der vierte Schritt beinhaltet die Diskussion und die gemeinsame Verabschiedung der Inhalte und Ergebnisse im Projektteam. Dies geschieht im Rahmen des Follow-up-Workshops. Falls kein solcher geplant ist, ist auch eine Besprechung zwischen dem Verantwortlichen und anderen Projektteam-Mitgliedern/dem Projektleiter denkbar. So kann man Missverständnisse (z. B. in Bezug auf Zuständigkeitsbereiche, Kompetenzen etc.) vermeiden.

Die folgende kurze Checkliste zeigt auf, ob Sie das Zeug zum „Jamie Oliver des Projektmanagements“ haben oder ob Ihr Projekt ein Fall für „Die Kochprofis“ ist:

1. Sind alle komplexen Arbeitspakete mit Arbeitspaket-Spezifikationen dokumentiert?
2. Liegen für alle ausgewählten Arbeitspakete exakt definierte Inhalte und Ergebnisse vor?
3. Gibt es im gesamten Projektteam zu allen Arbeitspaketen eine einheitliche Sichtweise bezüglich der Anforderungen?

Falls Sie diese Fragen ruhigen Gewissens mit einem eindeutigen JA beantworten können, gratuliere ich schon jetzt zu Ihrem „Festmahl“ / gelungenem Projekt!

Lassen Sie sich Ihre Erfolge auf der Zunge zergehen und genießen Sie Ihre Arbeitswoche,
Ihr Markus Feistritzer