Der Balkenplan ist ein unverzichtbares Instrument des Projektmanagements.  Die detaillierte Terminplanung muss schließlich leicht zu lesen sein. Obendrein ist eine korrekte Darstellung der Soll-/Ist-Termine zu gewährleisten. Realistische Zugeständnisse, wahrheitsgetreue Aussagen (ohne dass sich die Balken biegen!) – so lautet das Ziel! Und tatsächlich: Die zeitliche Abfolge von Aktivitäten auf simple Weise grafisch darstellen – das ist – mit den richtigen Tricks - GANTT(Z) leicht …

Die Phase der Grobterminplanung (inkl. Festlegen der Meilensteine) haben Sie mit Bravur  gemeistert -  Stichwort „Hausbau-Projekt“! Nun steht die komplette Terminplanung aller Arbeitspakete (inkl. übersichtlicher Darstellung) auf dem Programm … Auf los geht’s los!

Die Entstehung des Terminplans ist ein sich wiederholender Zyklus zwischen Wunsch und Realität. Zu den wichtigsten Einflussfaktoren zählen: Personaleinsatzplanung, die tatsächliche Verfügbarkeit der Ressourcen, die Anforderungen des Auftraggebers und die Projektart (Bauprojekt, IT-Projekt usw.).

GANTT(Z) SCHÖN WICHTIG – DIE DARSTELLUNG/BASIS

Ein Balkenplan wird meist mittels zweier Spalten visualisiert: auf der linken Seite ist die Projektstruktur mit den Arbeitspaketen abgebildet (analog zum bereits erstellten Projektstrukturplan!), auf der rechten Seite sind diese auf einer Zeitachse dargestellt. Die Balkenlänge zeigt die Dauer des Arbeitspaketes, die Lage stellt die terminliche Situation des jeweiligen Arbeitspaketes grafisch dar. Auch ist es üblich, gegenseitige Abhängigkeiten abzubilden (bei kleinen Projekten genügt die Planung und Darstellung auf „Phasenebene“).  

Die Terminplanung basiert sowohl auf der Projektstruktur bzw. dem Projektstrukturplan, als auch auf der Meilensteinplanung. Sie ist die Grundlage für die Personaleinsatzplanung und signalisiert u. a., WANN Ressourcen aus anderen Abteilungen benötigt werden.

GANTT(Z) SCHÖN EINFACH – DIE VORGANGSWEISE

1)   Dauer der Arbeitspakete definieren/schätzen

Unterscheiden Sie hierbei zwischen Aufwand (Arbeitszeit) und der tatsächlichen Dauer (Durchlaufzeit).  

Beispiel „Hausbau“: Die tatsächliche Leistung beim „Estrich verlegen“ erfolgt am Beginn des Arbeitspaketes, indem Beton in die einzelnen Räume des Gebäudes „einfließt“. Im anschließenden Trocknungsprozess (ca. 1 Monat) sind zwar keine  weiteren Arbeitsschritte nötig, allerdings fallen Wartezeiten an. Inklusive Trocknungszeit nimmt das Arbeitspaket demnach ca. 5 Wochen in Anspruch.

Nehmen Sie nun jedes einzelne Arbeitspaket unter die Lupe: Schätzen Sie die jeweilige Dauer und tragen Sie diese auf dem entsprechenden Arbeitspaket ein (verwenden Sie eine Einheit, z. B. Kalenderwochen oder -tage).

Wichtig:

• Die jeweiligen Arbeitspaketverantwortlichen müssen sich zur geschätzten Dauer „committen“.
• Lassen Sie bei der Schätzung die Termine (vorerst) unberücksichtigt. Das Projektteam ist dadurch „leidenschaftslos“ und trifft wahrscheinlich realistischere Aussagen.

2) Festlegen des Arbeitspakete-Ablaufes

Im Projektstrukturplan haben Sie die Abfolge der Arbeitspakete festgehalten. Jetzt untersuchen Sie auch die Beziehungen der Arbeitspakete zueinander. Muss das Arbeitspaket abgeschlossen sein, bevor das nächste beginnen kann („Normalfolge“)? Können Arbeitspakete zeitgleich laufen? Am besten Sie beherzigen anfangs die Normalfolge. Falls notwendig unterteilen Sie hierfür die Arbeitspakete in kleinere Schritte (der Keller muss fertiggestellt sein, erst dann kann mit dem Bau des Erdgeschosses begonnen werden!). Das GANTT-Diagramm lässt sich dadurch stark simplifizieren, sodass auch Neulinge den Balkenplan richtig deuten können.

Durch das Aneinanderreihen der Arbeitspakete und unter Berücksichtigung der bereits definierten Durchlaufzeiten entsteht sodann der Balkenplan. Auf evtl. vorgegebene „Deadlines“ oder angestrebte Optimierungen sollte bei der ersten Version nicht geachtet werden.

3) Optimierung des Terminplans

Zu guter Letzt machen Sie sich bitte Gedanken über den Validität-Check. Im Team analysieren Sie nun den Terminplan und zeigen gemeinsam eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten auf (z. B. paralleler Ablauf von Arbeitsschritten etc.).

Die nächste Phase in der Terminplanung beschäftigt sich mit dem Thema „Abwesenheit“ (Feiertage,  Betriebsurlaub, etc.). Nun ist es an der Zeit, die vorher definierten Meilensteine in Ihren Terminplan einzutragen. Wichtig: Rechnen Sie nicht von vornherein mit Mehrarbeit der Projektmitarbeiter - damit grenzen Sie Ihren Handlungsspielraum ein.

Zum Thema Puffer: Projekte „leben“, Unvorhersehbares (z. B. Lieferverzug, Ausfall eines Teammitglieds etc.) kann jederzeit eintreten. Auch kann sich ein Arbeitspaket verzögern, was sich wiederum auf dessen Nachfolger auswirkt. Mittels Puffer sollen Risiken minimiert werden und bei Bedarf als  „Rettungsring“ dienen. Puffer sind keine „persönlichen Beruhigungs-Polster“! Allen Projektmitgliedern muss bewusst sein, dass die Arbeitspakete zügig abzuarbeiten sind, obwohl für unplanbare Ereignisse noch Sicherheiten für Alle berücksichtigt wurden. Bedenken Sie auch, dass Puffer getrennt von Arbeitspaketen darzustellen sind, ggfs. als ein eigenes AP am Ende einer Phase.

GANTT(Z) SCHÖN NÜTZLICH – UNSERE CHECKLISTE:

• Gibt es für jedes Arbeitspaket eine realistische Einschätzung der Dauer?
• Ist bei den Arbeitspaket-Verantwortlichen das „Kommittent“ zum Terminplan gegeben?
• Ist die Einhaltung der Projektauftrag-Vorgaben gewährleistet?
• Gibt es für jedes Arbeitspaket eine klare Definition bez. entsprechender Abhängigkeiten?
• Ist für jedes Arbeitspaket der Start- und Endtermin genannt?

Eine gantt(z) VOONderbare Arbeitswoche wünscht Ihnen,
Markus Feistritzer