Dennoch gilt: Kein Grund zur Panik - nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird! Sie sind schließlich nicht auf der Brennsuppe daher geschwommen und halten sich an die kürzlich empfohlene „Kochanleitung“: Den Projektstrukturplan vollständig ausarbeiten, die Arbeitspakete genau spezifizieren usw. Und dennoch: Es beschleicht Sie das dumpfe Gefühl, bezüglich Terminplanung „keinen Plan“ zu haben …

Unbestritten ist, die Definition der Meilensteine und das „richtige Timing“ tragen einen Großteil zum Erfolgsrezept bei! Wie Sie es schaffen, Ihre Etappenziele einzuhalten, erfahren Sie im nachfolgenden Blog …

MEILENSTEINE – auf diese Steine können Sie bauen!

Meilensteine sind zeitkritische Ereignisse im Projekt, welche sich an Projektphasen oder an Teil- und Zwischenergebnissen orientieren. Im Projektstrukturplan bilden die identifizierten Meilensteine das Fundament. Demnach wissen Sie bereits, WAS zu tun ist – der Grund(meilen)stein ist gelegt!

Jetzt gilt es, die Terminplanung in Angriff zu nehmen. Um das Projektende voraussagen zu können, müssen Sie herausfinden, WANN WAS zu tun ist. Für viele Teams stellt diese zeitliche Planung eine enorme Herausforderung dar. Insbesondere bei neuartigen Projekten ohne entsprechende Erfahrungswerte im Unternehmen, lassen sich die Verantwortlichen bezüglich der Durchlaufzeiten nur ungern zu verbindlichen Aussagen hinreißen.

Analog zur Leistungsplanung empfehle ich, zuerst (mittels Meilensteinplan) die Grobterminplanung abzuwickeln und dann erst in die Detailplanung einzutauchen.

Schaffe, schaffe, Häusle baue …

Heute bekommen Sie kein „Kochrezept“ von mir - (Meilen)steine liegen schwer im Magen! Außerdem sind Sie schon bekannt für Ihre kreativen Gerichte (Ihre Arbeitspakete). Lassen Sie mich die Meilensteinplanung  anhand eines „handfesten Beispiels“ – Projekt „Hausbau“ – erläutern. Beim „Häusle-Baue“ gibt es bekanntlich verschiedene Bauabschnitte, z. B.

• Kaufvertrag für das Grundstück ist unterzeichnet
• Keller ist gebaut
• Stromanschluss ist verlegt
• Elektroinstallation ist abgeschlossen

Diese Ereignisse schildern einen erreichten Zustand, haben also die Dauer 0 (Null). Verschiebt sich ein Etappenziel, ändern sich sehr wahrscheinlich auch die nachfolgenden Meilensteine. Zwischenziele bauen meist aufeinander auf, daher ist oft auch der Projektendtermin gefährdet.

Wunderwaffe Meilensteinplan?

Bei sachgemäßem Gebrauch bestimmt! Er ermöglicht schließlich eine übersichtliche Darstellung der projektkritischen Daten, gilt als einfaches Steuerungsinstrument für Termine und ist oft sogar das einzige zeitliche Planungsinstrument in Kleinprojekten.

In Stein gemeißelt ... Darstellung des Meilensteinplans

Die einfachste Darstellungsmöglichkeit ist die Meilensteintabelle.

Hier wird ein Etappenziel (in Form eines Raute-Zeichens) visualisiert. Die Lage gibt Aussage über dessen Zeitpunkt auf der Zeitskala. Optional können die Termine auch grafisch abgebildet sein.

Der Meilensteinplan – Schritt für Schritt zum „Stein der Weisen“…

1. Identifikation der Meilensteine auf Basis Ihres Projektstrukturplans

Kennzeichnen Sie die projektkritischen Arbeitspakete. Ist es wichtiger zu wissen, ob das AP beginnt oder ob es endet? Mithilfe dieser Fragestellung werden die entsprechenden Meilensteine identifiziert bzw. wurden die ersten beiden Meilensteine „Projekt gestartet“ und „Projekt abgeschlossen“ bereits im vorläufigen Projektauftrag definiert.

Beim Projekt „Hausbau“ wird z. B. die Etappe „Keller bauen“ als kritisch eingestuft.

Die definierten Meilensteine könnten demnach lauten:

• Kellerbau begonnen - dieser MST liegt am Anfang des Arbeitspaketes
• Kellerbau abgeschlossen - dieser MST liegt am Ende des Arbeitspaketes

2. Definition der Meilenstein-Termine

Bei der Zeitplanung einfacher Projekte ist ein MST-Plan meist ausreichend: Sie definieren die Termine der jeweiligen Etappenziele und tragen diese in die Meilensteinliste ein.

3. Visualisierung der Meilensteine auf einer Zeitskala (optional)

Auf einer Zeitskala stellen Sie die Meilensteine grafisch dar.

Folglich stellt der PSP den Input für die Meilensteinplanung dar. Am PSP identifizieren Sie die Meilensteine, definieren ferner die Termine und erhalten dadurch Ihren Output, den fertigen Meilensteinplan.

Aufgrund der hohen Bedeutsamkeit, fasse ich die relevanten Punkte nochmals zusammen:

• Meilensteine finden sich am Beginn/am Ende eines Arbeitspaketes
• 1 Meilenstein pro Phase
• Jeweils 1 Meilenstein für „Projekt gestartet“ und „Projekt abgeschlossen“
• Definieren Sie nicht übermäßig viele Etappenziele (bei einem 1-Jahres-Projekt genügen meist 6 - 12 Meilensteine)

Anhand der nachfolgenden Checkliste können Sie feststellen, ob Ihr Haus/Projekt evtl. „Erschütterungen“ standhalten wird:

• Sind alle terminkritischen Ereignisse erfasst?
• Sind die Meilensteine auf die Gesamtdauer des Projektes abgestimmt?
• Wurden alle Etappenziele mit einem geplanten Datum und als Ereignis (mit der Dauer „Null“) definiert?

Fallen Ihre unverhüllten Antworten durchwegs positiv aus, kann Ihnen gut und gerne „ein (Meilen)stein vom Herzen fallen“!

Aus einem Kieselstein kann man keinen Diamanten schleifen, das mag sein – aus einem (Meilen)stein sehr wohl!
Viel Spaß dabei und einen schönen Faschingsausklang wünscht,
Markus Feistritzer