Jemandem eine Lektion erteilen – diese Redewendung klingt zweifelsohne sehr negativ! In meinem heutigen Blog berichte ich allerdings von Lektionen im positiven Sinne: lessons learned! Neugierig? Na dann ... Bitte weiterlesen!

Umfassendes Wissen wird von Projektmitgliedern vorausgesetzt. Die Erfahrungen des Teams müssen möglichst zeitnah im Unternehmen weitergegeben werden. Auch das scheint selbstverständlich. Die Realität jedoch sieht oft anders aus: Der unterschiedliche Wissensstand der Stakeholder und dessen firmeninterne Verbreitung hinken der Arbeitsgeschwindigkeit häufig hinterher ...

Um „Stille-Post-Spielchen“ und Informationsverlust zu vermeiden, sind Sie mit den folgenden Tipps gut beraten:

1. Definieren Sie eine Arbeitsgruppe

Nominieren Sie Schlüsselpersonen aus einem, oder besser, verschiedenen Projekten, die über das weiterzugebende Wissen verfügen. Diese sind klarerweise die Kernteammitglieder.

2. Blicken Sie ausnahmsweise zuerst zurück!

Zu Beginn eines jeden „lesson learned-meetings“ werden projektbezogene Erfahrungen, Ideen und Meinungen geteilt. Im Nachhinein ist man schließlich meist schlauer! Mögliche Fragen, die es wert sind, sie zu diskutieren:
Was hat gut funktioniert und sollte Anwendung in anderen Projekten finden? Welche Maßnahmen waren unnötig und können in Zukunft vernachlässigt werden? Welche Situationen waren vorhersehbar? Wo lagen die Unterschiede zu anderen Projekten? Was war das Resultat des Projektes? Welche „Lektion“ lernen wir daraus?

3. Seien Sie keine Spaßbremse in Sachen neue Techniken – Testen Sie z. B. „brainwalking“!

Sprechen und Hinsetzen ist beim „brainwalking“ verboten. Bei dieser Methode dokumentieren die Teammitglieder auf Papierbögen Ihre eigenen Ideen und erweitern die der „Vorgänger“. Auf diese Art gelingt es meist spielend, kreative Ideen zu sammeln. Brainwalking ist eine Abwandlung von „brainwriting“ - der „schriftlichen brainstorming Technik“.

4. Klassifizieren Sie Ihre „Lektion”

Soll heißen: Organisieren/Strukturieren Sie das Wissen in Ihrem Betrieb! Firmeninterne Vorgaben des Projektmanagements können helfen, um das Wissen zu klassifizieren. Falls keine Richtlinien vorhanden sind, kann auf Informationen entsprechender Organisationen (wie z. B. PMI, IPMA, GPM, pma, SPM) zurückgegriffen werden. Desto sorgfältiger die Klassifizierung, desto leichter fällt es später, das Wissen wieder zu „orten“.

5. Holen Sie sich eine Bestätigung vom Experten

Dessen Aufgabe ist es, die ausgearbeiteten "lessons learned" aus der Arbeitsgruppe zu validieren. Er bringt seine Erfahrung ein und regt Veränderungen an.

6. Beherzigen Sie den Grundsatz: Wer schreibt, der bleibt!

Zu guter Letzt müssen die Erkenntnisse dokumentiert werden. Verschriftlichen Sie die geänderten Vorgangsweisen, die erzielten Resultate und Lernerfolge. Allein das schriftliche Festhalten sorgt für einen effizienteren Wissenstransfer!

Das Wissen muss für andere Projektmitglieder leicht zugänglich sein. Idealerweise sollte der Wissensprozess computergestützt erfolgen. Empfehlenswert sind Systeme wie z.B. „OneNote“ - eine Art digitaler Schreibblock. Informationen können z.B. in Form von Notizbüchern ausgetauscht werden. Je nach Bedarf, werden den Beteiligten Lese- und/oder Schreibrechte eingeräumt. Auf Grund der integrierten Suchfunktion z.B., sind entsprechende Inhalte - lessons learned - einfach zu finden.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt dieser „lessons learned-Vorgehensweise“ ist die verbesserte Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams. Außerdem wird Ihren MitarbeiterInnen die Chance zur Reflexion geboten. Sowohl die Erfolge als auch die Missstände werden aufgezeigt - und beides ist essenziell für Ihren Unternehmenserfolg!

Egal ob Sie brainwalken, brainwriten oder andere Kreativitätstechniken verwenden – fordern und fördern Sie Ihr Gehirn mit diesen Methoden – und freuen Sie sich schon jetzt auf allerlei (positive) Lektionen und Überraschungen!

Ein VOONderbares Lesevergnügen wünscht
Ihr Markus Feistritzer
Willensbildungscoach