RESSOURCENMANAGEMENT – 4. TEIL!

Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser! Dieser Grundsatz hat seine Berechtigung in diversen Bereichen des Alltags, das ist unbestritten. Auch (und vielleicht sogar insbesondere) im Projektmanagement sind Überwachung und eine aktive Steuerung unumgänglich! Wie Sie das Ruder auch in hektischen Situationen fest in der Hand halten und Sie auch in stürmischen Zeiten stets auf Kurs bleiben, erfahren Sie im heutigen Blog!

In Bezug auf Ressourcenmanagement sind für die Überwachung der geplanten Größen vor allem die folgenden 4 Faktoren entscheidend:

1. Aufwands-/Kosten-Erfassung

Logischerweise kann man ohne Aufzeichnung der geleisteten Aufwände keinen Soll-Ist-Vergleich durchführen. Die meisten Manager machen sich brav ihre Gedanken über die Verfolgung der Projektkosten – sehr löblich! Sie sind auch durchaus fähig, die Abweichungen zu erkennen und diese richtig zu interpretieren. Wesentlich stiefmütterlicher wird hingegen der nötige Detaillierungsgrad des Ist-Zustandes behandelt.

2. Arbeitsfortschritt und Schätzung des Restaufwandes

Will man aussagekräftige Daten in Bezug auf den Restarbeitsaufwand erhalten, müssen diese zusätzlich im Kontext zum bereits erreichten Arbeitsfortschritt betrachtet werden. Es wäre hier grob fahrlässig, zum Zeitpunkt X einfach die angefallenen Ausgaben mit den geplanten Kosten zu vergleichen. Um eine fundierte Aussage über den Projektfortschritt treffen zu können, müssen die erbrachten Aufwände nicht nur wertmäßig, sondern auch inhaltlich, mit den Ergebnissen in Zusammenhang gebracht werden.

Oftmals wird in Bezug auf den Projektfortschritt eine IT-unterstützte „Schätzmethode in Prozent“ verwendet. Mit dem 50%igen Fortschrittsgrad läuft man allerdings Gefahr, das Bild zu verfälschen: Oft hat die zweite Projekthälfte plötzlich mehr Gewicht als die erste Periode. Schätzen Sie daher stets ehrlich und „leidenschaftslos“. Richten Sie Ihren Fokus dabei in die Zukunft, nicht in die Vergangenheit! Nur so lassen sich realistische Aussagen betreffend den Restaufwand (also der noch zu erledigenden Arbeiten) treffen.

3. Analyse und Auswertung

In dieser Phase beschäftigt man sich vor allem mit der Frage, welche Abweichungen als kritisch gelten und warum es zu diesen Abnormitäten kommen konnte. Als „beliebte Irrtümer“/mögliche Faktoren darf ich die folgenden Punkte anführen:

• Versäumte Projekt-Deadlines
• Unterschätzter Arbeitsaufwand (evtl. gepaart mit überschätzten Kompetenzen)
• Qualitätsmängel in der Ausführung/fehlerhafte Produkte
• Leere Management-Versprechungen und nicht eingehaltene Zusagen in Bezug auf freie Kapazitäten und verfügbares Personal

4. Steuerung und Regulierung

Last but not least, möchte ich “Steuerung” als wichtiges Schlagwort nennen. Je nachdem wie kritisch die entstandenen Abweichungen sind und welche Folgen daraus resultieren können, müssen vorab entsprechende Aktionen überlegt werden. Es kann aber auch durchaus vorkommen, dass die negativen Auswirkungen der geplanten Maßnahme überwiegen. In diesem Falle ist es klarerweise vernünftiger, die in Betracht gezogene Maßnahme schlicht und einfach zu unterlassen. Das liegt größtenteils in Ihrem Ermessen und fällt – wie unzählige andere Aufgaben auch! – in Ihren Zuständigkeitsbereich als Projekt- bzw. Risiko-Manager!

Und nun die beste Nachricht natürlich wie immer zum Schluss:

Beachten Sie die angeführten Punkte, werden Sie bestimmt in der Lage sein, Ihre „Projekt-Eisberge“ gekonnt zu umschiffen! Ich bin überzeugt, dass Sie auch in der neuen Woche keinen Schiffbruch erleiden und wünsche Ihnen, dass Sie evtl. Hindernissen in gewohnt professioneller Weise ausweichen!

Markus Feistritzer