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Projekt-Start-Prozess – Irrtümer von Anfang an vermeiden, das kann (nicht) jeder!? – Teil II

von Markus Feistritzer

Irren ist menschlich – so lautete eine Aussage im Teil I dieser Blogreihe. Bestimmt erinnern Sie sich daran, dass diese Charaktereigenschaft im Projekt-Start-Prozess sehr hinderlich sein kann. Wie Sie auch die weiteren „Geister“ (die Sie vielleicht selbst riefen!?) wieder loswerden, „lehre“ ich Ihnen gerne in meinem heutigen Beitrag …

Irrtümer am Anfang vermeiden
© Robert Kneschke - Fotolia.com

Ich nehme an, die Irrtümer Nr. 1 (Wissenstransfer) und Nr. 2 (Projektziel-Vereinbarung) vermeiden Sie bereits erfolgreich. Hartnäckig hält sich aber möglicherweise noch

Irrtum Nr. 3: Das Definieren von Arbeitspaketen ist für die Fische

Korrekt, Sie müssen nicht jede einzelne Aufgabenstellung in Form eines Arbeitspaketes spezifizieren. So mancher Projektleiter aber definiert die Ziele zu ungenau. Wenn keine klaren Ergebnisse vereinbart wurden, sind die Evaluierung und das Messen der Zielerreichung schier unmöglich. Auch ähneln sich die Arbeitspakete in ihrem Inhalt oft (zu) sehr: Die Unterschiede der einzelnen Arbeitspakete sind verschwindend gering und dadurch nur schwer feststellbar. Hier laufen Sie Gefahr, die gleichen Arbeitspakete doppelt und dreifach zu bearbeiten. Damit Ihnen auch hier kein Fauxpas unterläuft, legen Sie bitte auf die  folgenden Punkte besonderes Augenmerk:

  • Klare Definition des Inhaltes und eindeutige Unterscheidung
  • Verantwortlichkeiten zuordnen, zusätzliche Ressourcen anführen
  • Schnittstellen und Abhängigkeiten erkennen und dokumentieren
  • Ziele definieren und deren Erreichung messbar machen
  • Transparenz in Sachen Risiko-, Termin- und Kosteninformation
  • Engagement und Loyalität der Teammitglieder fördern
  • Nötige Unterlagen (Eingangs-/Ausgangsdokumente) bereitstellen
  • Sonstige Erläuterungen, zusätzliche Hinweise etc.

Irrtum Nr. 4: Risikoanalysen sind reine ABMs (Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen)

Wehe, wehe! Risikoanalysen sind nicht nur empfehlenswert, sondern notwendig. Deren Durchführung gehört zu den Hauptaufgaben eines Projektleiters. Scheinbar „kleine Versäumnisse“ in dieser Hinsicht können gravierende Folgen haben.

Informieren Sie sich eingehend über mögliche Widrigkeiten. Teilen Sie Ihre Bedenken mit den verantwortlichen Teammitgliedern. Ziehen Sie sämtliche Eventualitäten in Betracht, wenn Sie sich etwa in neuen Märkten bewegen. Beispiel: Es winkt ein vielversprechender Großauftrag in China. In Asien aber gelten andere Geschäftsstandards, es sind evtl. diverse zusätzliche Regularien zu berücksichtigen. Zum Beispiel sind für den Transport der Waren spezielle Zusatzdokumente erforderlich, von denen Sie in Europa noch nie etwas gehört haben. Damit die Chance nicht zum Risiko wird, sondern umgekehrt, müssen solche „Hindernisse“ im Vorfeld geklärt werden. Erstellen Sie zu diesem Zweck eine „Projekt-Risikoanalyse“, welche u. a. folgende Informationen beinhaltet:

  • Klare Beschreibung der Arbeitspakete, mögliche Risiken
  • Priorität (auf einer Skala von 1-10 z. B.)
  • Zu erwartender Nutzen (in Euro), Wahrscheinlichkeit (in %)
  • Entsprechender Risikowert (in Euro)

Führen Sie auch die Aktionen an, mit welchen Sie die „Bedrohung“ wahrscheinlich verringern, vermeiden bzw. abwälzen können. Zu guter Letzt bewerten Sie zudem die Kosten für das Minimieren der Gefahr (in Euro). Bereits ein solch simples „was-wäre-wenn-Formblatt“ hilft enorm, Risiken realistisch einzuschätzen, zu minimieren oder bestenfalls sogar auszuschließen! Vorsicht ist besser als Nachsicht!

Irrtum Nr. 5: (Benimm-)Regeln sind im Zuge eines Projektes vernachlässigbar

Ein Projekt lässt sich im weitesten Sinne als unabhängiges soziales System bezeichnen. Jedes soziale System braucht Normen, Werte und Regeln, an die sich alle (Projekt)Mitglieder halten. Als Projektmanager haben Sie bereits im Projektstart-Prozess die verantwortungsvolle Aufgabe, für eine intakte Projekt-Struktur zu sorgen. Oft sind es einfache Richtlinien, die für eine gesunde Projektkultur sorgen. Ein gewisses Maß an Manieren sollte von jedem Teammitglied vorausgesetzt werden können. Dass Alle zum Projektmeeting pünktlich erscheinen, während der Besprechung nicht dauernd vom Klingeln/Aufleuchten des Mobiltelefons abgelenkt werden etc., sollte als ungeschriebenes Gesetz gelten. Wenn die Projektkultur schon bei solchen „Selbstverständlichkeiten“ kränkelt und auf „ruhiger See“ ins Wanken gerät, wie soll Ihr Projekt dann in einem „entsetzlichen Gewässer“ überleben?

Als erfahrener und erfolgreicher Projektleiter vermeiden Sie die in Teil I und II angeführten Irrtümer bei Ihren Unternehmungen wahrscheinlich ohnehin - zumindest größtenteils. Achten Sie jedoch in Zukunft noch expliziter auf eventuelle Gefahren und mögliche Risiken! Freuen Sie sich auf zauberhafte Projekte, ohne unerwünschte „Kobolde und Geister“,

Ihr hexender „Projektleichenvermeider“
Markus Feistritzer

von Markus Feistritzer | Kategorien: Projektmanagement

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