Alle Projektleiter sind sich einig: Sie wollen den gleichen Fehler nicht zum x-ten Mal wiederholen. Viele Projektleiter wissen theorethisch, welche Risiken ein halbherzig geplanter Projektstart birgt. Manche Projektleiter geraten jedoch bei der Umsetzung ihres Wissens in die Praxis gewaltig ins Schleudern!

Zu welcher Spezies Projektleiter gehören SIE? Alle/Viele/Manche? Im Ausschlussverfahren stelle ich fest: Sie erkennen sich in allen 3 Aussagen wieder. Und – auch ohne Joker errate ich: Sie wollen keinesfalls zur Minderheit zählen und die Kontrolle über Ihr Projekt verlieren. Lesen Sie einen weiteren VOONderbaren Blog, der Ihnen hilft, Ihren Projekt-Start-Prozess zu optimieren!

Irren ist menschlich, ja! Im Projekt-Start-Prozess kann „Irren“ jedoch sehr unangenehme Folgen haben …

Der Projekt-Start-Prozess zählt zu den wichtigsten Projekt-Management-Prozessen - das sollte sich jeder Projektleiter – bildlich gesprochen natürlich - hinter die Ohren schreiben. Es dreht sich hierbei (fast) alles um Wissens- und Informationstransfer, bereits von der Zeit VOR dem Projektbeginn bis in die eigentliche Projektphase. Sämtliche relevanten Punkte (Ziele, Entwicklung, Risikoabschätzung, projektbezogene Infrastruktur, entsprechende Geschäftsbeziehungen und Marketingaktivitäten, Dokumentation – um nur einige Schlagworte zu nennen), müssen berücksichtigt werden.

Falls Sie wider Erwarten nicht der Sorte „Alle Projektleiter“ angehören und Sie demnach gerne wieder und wieder ins Fettnäpfchen treten, fühlen Sie sich im Projekt-Start-Prozess bestimmt wie im Schlaraffenland. Schließlich haben Sie in dieser Phase eine Riesenauswahl an möglichen Fehlern! Nachfolgend eine kleine Selektion der „beliebtesten“ Pannen ...

Irrtum Nr. 1: Wissens- und Informationstransfer in der Vor-Projekt-Phase ist Zeitverschwendung!

Natürlich ist es essentiell, dass sämtliche Informationen aus der Zeit vor dem Projektstart zur Verfügung stehen und ordnungsgemäß an den Projektleiter übergeben werden. Ansonsten droht die Gefahr, dass grundlegende Details (z. B. eine entsprechende Maschinenspezifikation oder Ähnliches) übersehen werden. Die georderte Arbeitsleistung kann folglich nicht in der gewünschten Qualität, Menge etc. geliefert werden. Der Auftrag wird wahrscheinlich storniert und Sie haben enorme Geldsummen zum Fenster hinaus geworfen. Was möglicherweise noch viel schlimmer ist: Ihr Ruf – und der Ihres Unternehmens – ist dauerhaft ruiniert! Und dies alles, weil Sie (und/oder Ihr Kollege) zu beschäftigt waren, um zu kommunizieren und einander auf den neuesten Stand zu bringen? Im Nachhinein ist man immer klüger – Seien Sie es von Vornherein!

Irrtum Nr. 2: Eine schriftliche Projektziel-Vereinbarung ist überflüssig

Würde ich eine solche Aussage bei einer meiner Vorlesungen/einem meiner Seminare hören, würde ich Die-/Denjenigen wahrscheinlich bitten, den Saal zu verlassen. Ein Projektauftrag (unterzeichnet vom Projektauftraggeber und vom Projektleiter) ist die Basis für jegliche projektspezifische Zusammenarbeit. Die Schlüsselparameter müssen einstimmig festgelegt, akzeptiert und dokumentiert werden. Außerdem dient diese Vereinbarung auch als schriftliche Anweisung für den Projektleiter, die Projektabwicklung durchzuführen. Handschlagqualität hin oder her – bei nachträglichen Unstimmigkeiten werden Sie als Projektmanager sehr wahrscheinlich den Kürzeren ziehen. Befolgen Sie also diese Auflage: Kein Projektstart ohne schriftlichen Auftrag mit sämtlichen Details (z. B. Start- und Endereignis des Projektes samt Datum, Ziele, Hauptaufgaben, Ressourcen, Kosten, sonstige projektspezifische Informationen)! Vergewissern Sie sich, dass beide Parteien dasselbe Verständnis in Bezug auf die Projektabwicklung haben. Liefern Sie keine Birnen, wenn Ihr Projektauftraggeber Äpfel bestellt hat! Unter anderem sind die folgenden Punkte bei einer Projektauftragsvereinbarung unbedingt zu beachten:

• Klare, eindeutige und möglichst einfache Darstellung/Beschreibung des Projektes
• Verschriftlichen Sie alle vereinbarten Details –  verständlich und kompakt
• Nennen Sie alle Teammitglieder namentlich

Soweit – so gut! Mit diesen Tipps verabschiede ich mich für heute und bedanke mich für Ihre Zeit, welche Sie in das Lesen meines Blogs investiert haben! Seien Sie gespannt auf Teil II der zu vermeidenden Irrtümer im Projekt-Start-Prozess!

Markus Feistritzer