Kurz nach Allerheiligen setze auch ich mich mit dem Thema „Loslassen“ auseinander – wenn auch nicht in spiritueller Hinsicht … Im heutigen Blog geht es um die „Einäscherung“ eines Projektes – und zwar per „close down workshop“! Damit Ihr Terminierungs-Workshop nicht wie eine Halloween-Schauergeschichte endet, sollten Sie die folgenden Überlegungen in Betracht ziehen …

Kennen Sie die häufigsten Gründe für eine Projektschließung?

Bestimmt fallen Ihnen u. a. die Folgenden ein:

• Projektarbeit erledigt, Zweck erfüllt
• Projektstopp (Kosten-/Nutzen-Verhältnis nicht mehr gegeben)
• Sonstige unerwartete „widrige Umstände“ (Rückzug des Auftraggebers, treibende Personen verlassen das Projekt, unternehmensinterne Strategieänderung etc.)

Welche essentiellen Themen sind in einem Projektabschluss-Arbeitskreis zu diskutieren?

1. Präsentation Projektreport & „lessons learned“:

Diskussion und Selbstreflexion sind unabdingbar: Was funktionierte gut, was schlecht, was gar nicht? Wer hat überdurchschnittlichen Einsatz geleistet? Haben alle Projektmitglieder Teamfähigkeit bewiesen? Wo liegen die Stärken und Schwächen der Beteiligten? Wollen die KollegInnen auch künftige Projekte gemeinsam abwickeln?

2. Dokumentation:

Die Archivierung der Projektunterlagen (z. B. Nachkalkulationen, Berichte und dgl.) darf keinesfalls außer Acht gelassen werden. Sorgfältige Dokumentation ist z. B. auch hilfreich als Leitfaden/Nachschlagewerk für künftige (evtl. ähnliche) Projekte.

3. Besprechung der weiteren Vorgangsweise:

Wer ist zuständig für die Erledigung der restlichen Projektaufgaben? Zuständigkeiten für die Follow-up-Phase müssen festgelegt werden, die Auflösung/der Fortbestand der projektbezogenen Geschäftsbeziehungen und dgl. ist zu planen. Für künftige Projekte müssen neue Kontakte (intern/extern) geknüpft und die entsprechenden Rahmenbedingungen geschaffen werden.

4. Projekterfolg evaluieren:

Wurden die Risiken richtig eingeschätzt und die Richtlinien befolgt? Handelte der Projektmanager proaktiv? In dieser Projektphase gilt es, bezüglich der Vorgaben und der tatsächlich erreichten Ziele einen Soll-/Ist-Vergleich auszuarbeiten (z. B. in Bezug auf Leistungen, Qualität, Zeit, Ressourcen, Kosten etc.). Nun ist es allerhöchste Eisenbahn, die Karten auf den Tisch zu legen!

„Beliebte Verirrungen“ im Endspurt von Projektworkshops

Error#1: Beschuldigung anderer Teammitglieder

Einzelne Personen werden verbal angegriffen. Sie werden beschuldigt, wiederholt Fehler gemacht bzw. nicht zum Projekterfolg beigetragen zu haben.

Lösung: Der Projektmanager sollte nun die Rolle des Schiedsrichters übernehmen. Der Arbeitskreis kann erst dann fortgesetzt werden, wenn die Unstimmigkeiten geklärt wurden  und die Teammitglieder wieder zur Kommunikation bereit sind. Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, die Spreu vom Weizen zu trennen. Wenn Sie nicht einen gesamten Ernte-Ausfall riskieren wollen, entfernen Sie „Fallobst“ ehestmöglich.

Error#2: Projekte werden vor ihrem offiziellen Projektende geschlossen

Der Grund hierfür ist oftmals “Opposition” eines Teammitglieds, welches wiederum andere Mitwirkende aufstachelt (z. B. gegen den Projektleiter). Wenn der Krümel sich gegen den Kuchen auflehnt, ist das Projekt-Aus meist die logische Konsequenz.

Lösung: Als Projektmanager haben Sie die Aufgabe, entsprechende Entscheidungen zu treffen. Begründen Sie Ihre projektbezogenen Entscheidungen gegenüber Ihrem Team. Nur wenn Ihre „Mitstreiter“ Ihre Vorgaben verstehen, werden sie diese akzeptieren und sich für deren Erreichung einsetzen. Bestärken und motivieren Sie Ihre MitarbeiterInnen, schließlich ist jede Kette immer nur so stark wie ihr schwächstes Glied!

Error#3: Die Planung der verbleibenden Aufgaben im Projekt wird vernachlässigt, „Follow-up-Aktivitäten“ werden ignoriert

Auch wenn der Auftraggeber ein Projekt offiziell „abgesegnet“ hat, darf es nicht sogleich im Kellerarchiv verstauben. Oftmals vermitteln Projektmanager ihren Teammitgliedern (unbewusst!?) das Gefühl, sich nach Projektende auf ihren Lorbeeren ausruhen zu dürfen. Oder sie ermuntern die MitarbeiterInnen dazu, sich wieder ausschließlich dem Tagesgeschäft zu widmen. Vorsicht! Kunden brauchen Betreuung – nicht nur in heißen Projekt(abschluss)phasen, sondern auch im Geschäftsalltag.

Lösung: Um böse Überraschungen zu vermeiden, fertigen Sie am besten eine „retrospektive Checkliste“ an. Diese sollte die Namen Ihrer Teammitglieder und deren zugeteilte Aufgaben  (inkl. „deadlines“) beinhalten. Bitten Sie die Mitwirkenden um Feedback, falls Sie wichtige Themen in punkto Projekt-Nachbetreuung verschwitzt haben. Damit schlagen Sie 2 Fliegen mit einer Klappe: 1) Die Motivation Ihrer MitarbeiterInnen wird durch die bewiesene Wertschätzung gesteigert, 2) Übersehene Punkte werden aufgezeigt.

Somit steht Ihrem nachhaltigen Projekterfolg nichts mehr im Wege!
Gutes Gelingen und viele VOONderbare Erkenntnisse,
Markus Feistritzer