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POP- Die Projekt-Situationsanalyse…

von Markus Feistritzer

Mag sein, dass der ProjectOnePager bei so Manchem nicht ganz so beliebt ist wie die POP-Musik … Bestimmt aber ist diese strukturierte Form der Situationsanalyse mindestens genauso zeitgemäß! Welchen Nutzen Sie aus „POP“ ziehen und wie Sie es vermeiden, dass Ihr Projekt zu einem „one-hit-wonder“ wird - das ist nur ein kleiner Vorgeschmack auf meinen heutigen Beitrag …

Der Projekt-Startschuss ist abgefeuert: Projektleiter und Projektauftraggeber (quasi die Interpreten) stehen fest. Wie geht’s nun weiter? Wo bleibt die Melodie, der Text (vergleichbar mit Art und Inhalt des Projektes)? Um die kritische Jury zu überzeugen, die 3 wichtigsten Punkte vorab:

POP - Die Projektsituationsanalyse
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1. Grober Überblick

Welche Informationen und Dokumente (z. B. Angebote, Spezifikationen etc.) liegen vor? Gibt es Referenz-Projekte, Erfahrungswerte?

2. Offene Kommunikation

Prioritäten, evtl. Hindernisse und Befürchtungen müssen von Anfang an klar kommuniziert werden. Welche Punkte sind für den Auftraggeber/für den designierten Projektleiter von Bedeutung?

3. Gemeinsames Projektziel

Ein einstimmig definiertes Projektziel ist die Basis für jegliche (Projekt)zusammenarbeit. Aktivitäten ohne „kollektives Verständnis“ zu starten, gleicht einem absichtlichen Eigentor!

Mittels „POP-Situationsanalyse“ legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Dabei ist es nicht ausschlaggebend, welche Durchführungsart Sie wählen – ob Flip-Chart-Skizzen oder Gekritzel auf einem Notizblock! Entscheidend ist die Tatsache, dass bezüglich der Eckdaten Einigkeit zwischen dem Projektleiter und dem Projektauftraggeber herrscht!

Jetzt geht’s ans Eingemachte!

Verwertbare Inputs sind sämtliche bereits vorhandene Informationen, z. B.  die Grobplanung, die Nutzen- und Risikoanalyse, der Projektantrag und alle projektrelevanten Dokumente. „Schnüffeln“ Sie in bestehenden, gleichartigen Projekten! Und: Es ist keineswegs eine Schande, den zuständigen Projektleiter um „Erfahrungsaustausch“ zu bitten! Die so gewonnenen Erkenntnisse bilden die Basis für den Projektauftrag!

Die POP-Methode auf dem Prüfstand …

Prinzipiell sind bei der POP-Umsetzung zwei Dinge essentiell: a) Die Abgrenzung: Was ist in meinem Leistungsumfang (nicht) inbegriffen? b) Die Betrachtung des Projektumfeldes.

Die folgende Vorgangsweise hat sich hierbei bewährt:

1) Zeitliche Projekt-Abgrenzung

Ein entsprechendes Start- und End-Ereignis wird festgelegt. Die Daten werden weiter eingegrenzt bzw. an einen geplanten Termin geknüpft (Ergebnis-orientiertes Handeln). Es werden Ereignisse samt Termin definiert, die in Abhängigkeit zum entsprechenden Projekt stehen. (z.B. eine Anlage wird beim Kunden zum Termin XX abgenommen)

2) Sachliche Projekt-Abgrenzung

Die wohl bedeutsamste Frage ist: Welchen Zweck soll dieses Projekt erfüllen? Definieren Sie die (gut messbaren) Hauptziele so, dass deren Erreichung am Projektende mit JA oder NEIN zu beantworten ist. Grenzen Sie die Ziele durch die Definition von „Nicht-Zielen“ weiter ein. Sobald Sie Ihre Nicht-Ziele notiert haben, wissen Sie wahrscheinlich instinktiv, wie Sie Ihr Vorhaben in die Tat umsetzen. Welche Aktionen sind noch nötig, um das Endergebnis zu erreichen? Dokumentieren Sie auch den geschätzten Kosten- und Ressourcenbedarf.

3) Soziale Projekt-Abgrenzung

Wer (außer Projektleiter und Projektauftraggeber) soll mitwirken, welche weiteren Teammitglieder (welche Kompetenzen) werden benötigt? Erstellen Sie eine entsprechende Projektmitglieder-Liste.

4) Zeitlicher Kontext des Vorhabens

Nun gut, das Projekt wurde zeitlich und sozial beschränkt! Jetzt stellt sich die Frage, welche weiteren Themen um das Projekt kreisen. Der zeitliche Kontext betrifft sowohl die Vor-/ als auch die Nach-Projekt-Phase. Zentrale Fragestellungen könnten sein: Was führt zur Abwicklung dieses Projektes? Welche Dokumente existieren bereits? Ist dies schon der 2. Projektanlauf? Falls ja, warum ist der 1. Projektstart gescheitert? Welche Auswirkungen hat das Projektergebnis? Sind Folgeaktivitäten möglich?

5) Sachlicher und sozialer Projekt-Kontext

Zum finalen Schritt zählen der sachliche und soziale Inhalt. Der gemeinnützige Sachverhalt umfasst alle Individuen oder Personengruppen, die vom Projekt beeinflusst werden oder am Projekt/Projekterfolg mitwirken. Wer sind die „Nutznießer“? Welche Stakeholder (Lieferanten, Behörden, Partner, Subunternehmer etc.) liefern einen Beitrag zu diesem Projekt? Der sachliche Zusammenhang beschäftigt sich mit Beziehungen zwischen dem eigenen Projekt und anderen Projekten. Bestehen Wechselwirkungen mit sonstigen Projekten? Gibt es Projektmitglieder, die parallel auch in anderen Unternehmens-Projekten mitarbeiten? Könnten alternative Projekte zu unserem Projektergebnis beitragen?

Dass sich Ihre Projekte zu beliebten Hits und Kassenschlagern entwickeln und dass Sie bald auch unzählige „Evergreens“ in Ihrer Projekt-Sammlung vorweisen können,
wünscht Ihr Markus Feistritzer

von Markus Feistritzer | Kategorien: Projektmanagement

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