Die Wahl der Organisationsform in einem firmeninternen Projekt spielt (nicht nur in Bezug auf die Ressourcenplanung!) eine (enorm) wichtige Rolle! Theoretisch wäre es denkbar, Ihnen nun - kurz & knapp - Punkt für Punkt - aufzulisten, wann welche Organisationsform (wenig) sinnvoll ist. Warum Sie dies und jenes tun oder lassen sollen, was (lt. Lehrbuch) richtig ist, was falsch. Praktisch aber nützt Ihnen dies Null Komma Josef. Noch dazu bereitet Ihnen die VOON´sche Betrachtungsweise wesentlich mehr Lesevergnügen, stimmt´s? DANKE - genau das wollte/will ich hören! Na dann – viel Spaß mit Teil I dieser Blogreihe!

Die schlechte Nachricht vorneweg: DEN Superstar/DAS Top-Model unter den Organisationsformen gibt es nicht – jede Organisationsform hat ihre kleinen – oder größeren - Schönheitsfehler! So sind Sie z. B. bei jedem Projekt in großem Maße vom „good will“ Ihrer Mitarbeiter abhängig: Sind diese mit der Eingliederung in eine bestimmte Organisationsform nicht einverstanden und verhalten sie sich destruktiv, haben Sie als Projektleiter schlechte Karten. Die Auswahl der geeigneten Projektorganisationsform will also wohlüberlegt sein! Vermeiden Sie Ho-Ruck-Entscheidungen, Schnellschüsse gelten hier als absolutes „no-go“ und könnten teuer zu stehen kommen!

1. Gebot: Unternehmens- und projektspezifische Hintergründe beachten

Folgende Schlüssel-Parameter müssen von Anfang an in Betracht gezogen werden:

• Projektgröße, Projektdauer, Projektart, Projektstandort
• Projektmanagement-Erfahrung, Technologielevel
• Größe der Organisation, Unternehmensstrategie und –Philosophie
• Verfügbare Ressourcen, freie Kapazitäten (das ist nicht gleichbedeutend, wie Sie wissen!)
• ] Dynamik sollte gewährleistet sein (Anpassung an die Bedürfnisse des Projektes)
• Etc.

2. Gebot: Pro & Contra aufzeigen!

Bei der heute vorgestellten Einfluss-Projektorganisation ist es in den meisten Fällen nicht notwendig, organisatorische Veränderungen vorzunehmen (die Mitarbeiter bleiben linienmäßig in den Abteilungen). Durch die hohe Flexibilität in Bezug auf die Ressourcen, ist eine optimale Auslastung der Mitarbeiter wahrscheinlich.

Als negativ ist zu werten, dass der Projektleiter oft (zu) wenig Einfluss hat, er sieht sich selbst oft als „zahnloser Tiger“ und Bittsteller, gerade was heikle Themen (z. B. benötigte Ressourcen) betrifft. Die Einfluss-Projektorganisation ist dennoch sehr gut geeignet für kleinere, interne Projekte und stellt eine gute „Übungsmöglichkeit“ für Nachwuchs-Projektleiter dar. Achtung: Im Falle „beratungsresistenter“ Linienstellen beißt sich auch der „fähigste Junior“ seine (nicht vorhandenen!?) Zähne aus!

3. Gebot: Auswahl treffen/Aufgaben wahrnehmen!

Endlich – die Entscheidung ist getroffen: Alles spricht für eine „Einfluss-Projektorganisation“! In der Tat, der Begriff „Einfluss“ scheint sehr vielversprechend. Welcher Manager träumt nicht davon, (großen) Einfluss auf sein Projekt(Team) und seinen gesamten Arbeitsbereich zu haben? Leider ist die Praxis meist wesentlich ernüchternder: Die Projektleitung hat keinerlei Befugnisse. Sie bekleidet lediglich eine „Stabstelle“, welche einer höheren Instanz (z. B. der Geschäftsführung) zugeordnet ist. Die Weisungs- und Entscheidungsbefugnis verbleibt zur Gänze in der Linie, d.h. der Projektkoordinator hat weder fachliche noch disziplinarische Verantwortung. Der Projektleiter fungiert nur als Berater, gleichzeitig soll er aber mittels Durchführung seiner Hauptaufgaben (s. nachfolgende Auflistung) entsprechenden Einfluss nehmen:

• Planung und Koordination inkl. „Reporting“ (Berichtswesen)
• Kontrolle, Verfolgung und Dokumentation des Projektablaufs/Zeitplans
• Informations-/Kommunikations-Schnittstelle
• Empfehlungen aussprechen, beratende Tätigkeit ausüben
• Verbesserungsvorschläge aufzeigen, Missstände identifizieren

Das klingt schon weniger reizvoll, ich weiß! Werden Sie bitte dennoch nicht müde, Optimierungspotenzial aufzuzeigen und seien Sie stets bemüht, entsprechende Maßnahmen und Verbesserungen durchzusetzen. Der stete Tropfen höhlt den Stein – an dieser „Weisheit“ ist gewiss etwas dran!

Dass Ihre Mitarbeiter Ihre (guten!) Ratschläge und Empfehlungen dankbar annehmen und Sie somit das gemeinsame Projekt mit Ihrer Kompetenz und Autorität stets positiv beEINFLUSSen, das wünscht

Markus Feistritzer