Stellen Sie sich doch das folgende Szenario vor … Sie arbeiten an einem Projekt und finden während des Projektes heraus, dass alles was Sie ursprünglich geplant hatten, völlig daneben ging. Sie haben Ihre Kosten unterschätzt, Sie waren sich über die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht völlig im Klaren, Sie erkennen, dass Sie nicht termingerecht das Projekt beenden können und und und.

Hätten Sie sich nicht gewünscht, dass Sie sich zu Beginn etwas mehr Zeit genommen hätten um Ihr Projekt sorgfältiger zu planen? Sie haben doch sicherlich schon mal das Zitat “Planung ist die halbe Miete” gehört. Ja, da ist sicherlich was Wahres dran. Bedenken Sie, dass je mehr Zeit Sie zu Beginn in die Planung Ihres Projektes investieren, desto weniger Überraschungen, Enttäuschungen, Fehler und Probleme Sie begegnen werden. Das ist doch Motivation, oder nicht? Ich möchte Ihnen nun einige konkrete Tipps anvertrauen, wie Sie Ihre nächsten Projekte von Anfang an richtig anpacken können.

Zuallererst, sollten Sie eine vollständige Situations- und Kontext Analyse durchführen. Die Erstellung einer solchen Analyse wird Ihnen Aufschluss darüber geben, ob es potentielle Risiken gibt. Sobald diese Risiken identifiziert werden, sollten Sie auf schnelle, kostengünstige und wirksame Weise passende Lösungen dazu finden um negative Schlussfolgerungen zu vermeiden oder zumindest zu minimieren.

Die folgenden Punkte dienen als Handlungsanleitung um Ihnen zu einer perfekten Planung zu verhelfen.

IHRE PROJEKT ZIELE:

Definieren Sie Ihre Projektziele auf klare Weise! Schon Lüchow sagte mal “No project without clear goals and results!” oder anders formuliert “Wo kein Ziel, da kein Weg.” Ihr Projekt sollte deshalb folgende Ziele bzw. Details beinhalten:

1. Gesamtziele des Projektes
2. Teilziele des Projektes
3. Messbare Resultate bzw. erwartete Leistungen
4. Vorteile und langfristige Auswirkungen des Projektes

IHR PROJEKT TEAM:

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass ein Projekt nicht eine “Ein-Mann-Aktivität” sein sollte, sondern die Bemühung eines gesamten Teams um ein gemeinsames Ziel erfolgreich zu erreichen. Es ist wichtig festzulegen, wie viele und welche Personen sich am Projekt beteiligen sollen. Auch die Verteilung der Aufgabenbereiche bzw. Verantwortungen jedes einzelnen Teammitgliedes müssen klar definiert werden. Um die besten Endresultate zu erzielen, sollten Sie die Stärken bzw. Interessen jedes einzelnen Beteiligten berücksichtigen. Das hat den Vorteil, dass Ihre Teammitglieder sich von Anfang an motivierter fühlen werden.

Wenn Sie sich fragen aus wie vielen Personen Ihr Projekt Team bestehen sollte, dann hängt das vorwiegend von der Art und der Größe des Projektes ab. Sie sollten jedoch zumindest einen Projektmanager, einige Projektmitglieder und Projektarbeiter auf Ihrer Liste haben.

Der Projektmanager ist für das gesamte Projekt verantwortlich. Er koordiniert, „managed“ und kontrolliert verschiedene Tätigkeiten und überwacht den Controlling Prozess.

Die Projektmitglieder sind stark in dem Projekt involviert. Diese können für individuelle Projekte verantwortlich sein oder auch die Führung der Teams verschiedener Teilprojekte übernehmen. In Teammeetings können sie dann ihre Resultate wirksam präsentieren.   

Die Projektarbeiter arbeiten in den Teilprojekten mit und unterstützen die Projektmitglieder, werden jedoch nicht als effektive Mitglieder des Projekt Teams betrachtet. Sie nehmen auch nicht an Team Meetings teil.

Das gilt auch für Sponsoren und das Lenkungskomitee. Die darin beteiligten Personen sollten daher in getrennten Meetings über den Projektverlauf informiert werden, damit diese auf dem aktuellen Stand der Dinge sind.

IHRE PROJEKT DATEN:

Legen Sie den Beginn und das Ende Ihres Projektes fest, damit Ziele (und die verschiedenen Teilziele) termingerecht erreicht werden können. Teilen Sie dies auch unbedingt Ihren Team Mitgliedern mit, damit diese immer Bescheid darüber wissen, ob sie ihre Aufgaben im vorgeschriebenen Zeitrahmen durchführen oder damit in Verzug geraten.

IHRE PROJEKT KOSTEN:

Es ist von grundlegender Bedeutung die entsprechen Kosten für jedes Projekt genauestens zu kalkulieren. Seien Sie realistisch bei der Berechnung der anfallenden Kosten, wie z.B. Personalkosten, Materialkosten, Kosten für Infrastrukturen und evtl. andere anfallende Ausgaben. Machen Sie dies so transparent wie möglich, so dass es später zu keinen Missverständnissen kommt. Ich empfehle Ihnen dabei die Kostenbewertung am Ende Ihrer Planungsphase vorzunehmen, so dass Sie sich über alle Details im Klaren sind und dabei nichts vergessen. Vergewissern Sie sich auch, ob Sie über alle finanziellen Mittel bereits zu Beginn des Projektes verfügen oder ob es Probleme dazu gibt.

PROJEKT DURCHFÜHRUNG: JA ODER NEIN?

Nach sorgfältiger Projektplanung muss nun darüber entschieden werden, ob es sinnvoll und rentabel ist mit dem Projekt zu beginnen oder nicht. Ihr Augenmerk sollte sich dabei auf die Kosten-Nutzen Analyse richten. Sollten Sie feststellen, dass das Projekt nicht rentabel ist, können Sie über eventuell vorzunehmende Änderungen (z.B. Steigerung der Ressourcen, oder generelle Änderung des Projektes) mit dem Projekt Lenkungskomitee darüber diskutieren. Die endgültige Verabschiedung des Projektes wäre eine Alternative. Nichtsdestotrotz, ist es die Aufgabe des Projekt Managers die Sponsoren und das Lenkungskomitee über seine Entscheidung in Kenntnis zu setzen. Das Ziel sollte jedoch in der Unterzeichnung des Vertrages und dem Start des Projektes liegen.

Merken Sie sich dabei, dass sich ein gut durchgeführtes Projekt auf drei Dingen basiert: Kosten, Zeit und Inhalt. Werden Sie sich dabei bewusst, dass wenn Sie eine dieser drei Komponenten ändern, sich dies auch dementsprechend auf die anderen zwei Komponenten auswirkt.

ABSCHLUSS DER PROJEKTPLANUNG:

Und hiermit noch mein letzter Tipp: Vergessen Sie nicht am Ende Ihrer Projektplanung alle Details bzgl. des Projektes vom Kunden und Projektmanager schriftlich festzuhalten und zu unterschreiben.

SCHLUSSFOLGERUNG?

Was haben Sie nun schlussendlich daraus gelernt? Dass es keine Zweifel darüber gibt, dass man zu Beginn eines Projektes genügend Zeit und Sorgfalt zur Planung investieren muss. Das bringt Ihnen den Vorteil, dass Sie langfristig Zeit und Geld sparen. Aber nicht nur das, glauben Sie mir! Auch die Anzahl Ihrer schlaflosen Nächte wird abnehmen. Wenn Sie wissen wie Sie Projekte richtig planen und managen, können Sie sich mit voller Zuversicht auf die neuen Herausforderungen stürzen. Zu viele Unternehmen sind in der Vergangenheit an ihren Projekten gescheitert. Warum? Weil sie die Phase der sorgfältigen Planung auf die leichte Schulter genommen haben und sich dabei oft verschätzt haben. SIE dagegen wissen jetzt genau wie Sie Projekte zukünftig erfolgreich angehen können. Alles Gute!