Erfolgreich in virtuellen Teams
von Christoph Edenhauser & Markus Feistritzer
„Skype down – Hilfe ich höre meinen Gesprächspartner nicht!“. Mit diesem oder ähnlichen Problemen starten zahlreiche virtuelle Meetings. Und je mehr Personen an so einem Call teilnehmen, desto schwieriger gestaltet sich die Kommunikationsbasis aufgrund von technischen – aber auch menschlichen Faktoren. Für die Behandlung der Verbindungsprobleme können wir Ihnen heute leider kein allgemein gültiges Hausmittel verraten. Doch als Führungskraft, Projektleiter oder einfach häufigen Skype-Nutzer wollen wir Ihr Bewusstsein für die erschwerten Arbeitsbedingungen schärfen. Und Ihnen auch gleich ein paar Tipps für die Praxis mitgeben, um im virtuellen Team erfolgreich zu sein.
Vertrauen in virtuellen Teams
Der Vertrauensaufbau in virtuellen Teams stellt eine besondere Herausforderung dar. Denn die persönliche Situation für virtuelle Teams gestaltet sich noch viel weniger durchschaubar als im Vergleich zu „normalen“ Teams – ohne räumliche Distanz. Um als Team erfolgreich zu sein und Leistung zu erbringen, erfordert es ein gewisses Maß an Vertrauen untereinander. Und genau dieser Vertrauensgrad ist in virtuellen Teams meist noch viel bedeutender! Denn nur durch Vertrauen und Verständnis kann man die Kommunikationslücken ausgleichen, welche bei der Nutzung von virtuellen Kommunikationsmedien zur Tagesordnung gehören. Diese Lücken und Missverständnisse entstehen in erster Linie aufgrund von fehlenden persönlichen Treffen. (Hermann et al. 2006: 102ff.) Arbeitet man räumlich am selben Ort, ergibt sich der Smalltalk meist automatisch und „lernt sich dabei zu verstehen“. Man trifft sich in der Kaffeeküche, geht gemeinsam Mittagessen und bespricht dabei das Wetter, die Wochenendaktivitäten und je nach wachsendem Vertrauensgrad auch weitere private Dinge.
Könnten Sie sich eine virtuelle Kaffeeküche vorstellen? „Einen Ort“ oder ein Zeitfenster zu schaffen, wo man als Team etwas unabhängiger von Arbeitsinhalten Smalltalk führt und über persönliche Dinge spricht? Zumindest sollten Sie versuchen das Meeting nicht sofort mit dem ersten beruflichen Punkt auf der Agenda zu beginnen. Starten Sie doch mit einer Frage die auf die „Privatpersonen“ im Team abzielt – Der Klassiker hierfür wäre beispielsweise was man am Wochenende unternommen hat. Hier sollte man aber berücksichtigen, dass auch wirklich jeder im Team zu Wort kommt. Und damit kommen wir auch schon zu der nächsten Herausforderung in virtuellen Teams…
Der Moderator wird’s schon richten
Gibt es in Ihren virtuellen Teams immer einen Moderator, der durch das Meeting führt? Die Qualitäten dieser Person sind nämlich für den Erfolg und den regen Beitrag aller Teilnehmer wesentlich. Die Anforderung beginnt schon bei der Vereinbarung eines Meetings – hier müssen bei internationalen Teams die lokalen Gegebenheiten berücksichtigt werden. Zeitunterschiede, Mittagspausen, die nicht genutzt werden können und viel mehr tragen zur Grundzufriedenheit im Team bei. Je nach Stimmung der Teilnehmer ist demnach auch die aktive Beteiligungsquote. Hierzu kann der Moderator auch nur schwer überprüfen, ob alle Teilnehmer auch wirklich „anwesend“ sind – oder mit einem Ohr bei einem anderen Kollegen im Raum bzw. einem Auge am Handy sind. Daher ist für eine gewisse Grunddisziplin der Vertrauensaufbau so bedeutend. Hilfreich ist es auf jeden Fall, wenn man die Kamerafunktion nutzt. Einerseits sind die Teilnehmer somit nicht gänzlich unbeobachtet und andererseits kann mit einem Bild und einem Lächeln auch einfacher Vertrauen wachsen – gerade bei Gruppen, die sich ausschließlich virtuell kennen.
Gudrun Höhne, eine Trainerin für virtuelle Teams und Führung, betont den Fokus besonders auf die Teamzusammensetzung zu legen. Bildet eine gewisse Gruppe eine Mehrheit im virtuellen Team? Also beispielsweise aufgrund gleicher Nationalitäten, hat jemand eine andere Muttersprache als im Team kommuniziert wird, besteht eine Nähe zur Führungskraft (Teammitglieder sitzen im selben Büro)? Diese „kulturellen“ Unterschiede müssen von dem Moderator bewusst wahrgenommen werden. Die Aufgabe des Moderators während den Meetings ist es, darauf zu achten, dass alle Teammitglieder zusammenwachsen und diese Unterschiede nicht zu unüberbrückbaren Hindernissen werden. (Höhne 2014: 58f.) So kann beispielsweise ein internationales Team aus Personen unterschiedlicher Nationen, aber mit einem vergleichbaren Englischniveau bestehen. Ist jedoch eine Person dabei, welche sich in dieser Sprache nicht zu 100 Prozent wohl fühlt, bestehen zwei mögliche Herausforderungen: Kommt das Gesprochene auch tatsächlich so an? Und beteiligt sich diese Person so aktiv wie die Muttersprachler? – Hier heißt es für den Moderator auf das Verständnis aller zu achten, zu wiederholen, Protokolle zu verfassen, und alle Teilnehmer gleichermaßen zur Kommunikation aufzufordern.
All diese Probleme sind Steine am Weg zur erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit. Folgendes Video beleuchtet diese „virtuellen Stolpersteine“ am Weg zum erfolgreichen virtuellen Team mit einem gewissen Fun-Faktor und ist zugleich sehr aufschlussreich: A Conference Call in Real Life
In diesem Sinne ein Danke an alle „Teilnehmer“ dieser Blogreihe. Wir hoffen, Sie können bei Ihrem nächsten Online-Meeting den geschärften Fokus gleich erfolgreich umsetzen.
Ihr Markus Feistritzer & Christoph Edenhauser
Verzeichnis und weiterführende Informationen:
Herrmann, Dorothea/Hüneke, Knut/ Rohrberg, Andrea: Führung auf Distanz - Mit virtuellen Teams zum Erfolg, Wiesbaden, 2006
Höhne, Gudrun: Virtuelle Teams zusammenschweißen, in: Personalwirtschaft, Nr. 7, 2014
Studienergebnisse der Hay Group zur Führung virtueller Teams, März 2013 – finden Sie hier den Link
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