Effizientes Arbeiten – für einen Profi wie Sie ist das selbstverständlich. Und dennoch stellt Sie die erwünschte „Wirksamkeit“ In Ihrem dynamischen und meist mega-stressigen Projektalltag (mehr oder weniger häufig) vor echte Herausforderungen. Effizient zu handeln - das gelingt selbst „alten Hasen“ in der Praxis nicht immer. Vom sino-amerikanischen Kampfkünstler Bruce Lee (1940-1973) stammt das folgende Zitat, das uns in diesem Kontext recht passend erscheint: „Nimm an, was nützlich ist. Lass weg, was unnütz ist. Und füge das hinzu, was dein Eigenes ist.“

In diesem Sinne, nehmen Sie bitte den heutigen nützlichen Beitrag an, lassen Sie unnütze Dinge (zum Beispiel Zigarettenpausen und dgl.) weg und stellen Sie eigene Überlegungen hierzu an! Viel Spaß dabei!

Eine der vielen Schlüsselaufgaben des Projektleiters: Effizienz

Ich wette, Sie bezeichnen sich und Ihre Arbeitsweise als „effizient“. Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität ist Ihnen spätestens seit unserem Beitrag vollkommen bewusst. Was aber verstehen Sie/die Allgemeinheit unter effizientem Projektmanagement? Nun ja, grundsätzlich sind Sie als Projektleiter „verpflichtet“, Ihre Führungsaufgaben wahrzunehmen. Sie sind gut beraten, das vereinbarte Projektziel keine Sekunde lang aus den Augen zu verlieren. Dieses Bewusstsein setzt allerdings wiederum unter anderem die folgenden Bedingungen voraus:

• Sie sind Meister der Steuerung und Optimierung. Sie haben das Ruder stets fest in der Hand und lenken das Schiff in einen sicheren Hafen - sprich in Richtung „definiertes Projektergebnis“.
• Sie wissen, wie man professionell kommuniziert. Sie treffen klare Aussagen und verhandeln geschickt. Ihre Konzepte stellen einen signifikanten Mehrwert für alle involvierten Parteien (ProjektmitarbeiterInnen, Geschäftsführung etc.) dar.
• „Ich bin dann mal schlank“ – das gilt auch für sämtliche Geschäftsprozesse in Ihrem Projekt. Durchrationalisierte Verfahren bilden die Basis für Ihr Vorhaben.
• Sobald Sie feststellen, dass Ressourcen nicht optimal genutzt werden, ergreifen Sie die Initiative: Sie zeigen Missstände auf und leiten umgehend entsprechende Gegenmaßnahmen ein.
• In Ihrer Funktion als „Schnittstelle/Bindeglied“ gewährleisten Sie die Wirksamkeit der Prozesse und Projektmanagementverfahren.

Als weitere Effizienz-Förderer gelten zum Beispiel die folgenden:

• Die gelebte Vertrauenskultur innerhalb des Unternehmens
• MitarbeiterInnen können schnell und eigenverantwortlich wirksame Entscheidungen treffen (situatives Agieren wird ermöglicht)
• Im Projekt steht die gemeinsame Zielerreichung stets im Vordergrund
• Motivation der Teammitglieder ist gewährleistet. Die Bereitschaft zu erhöhtem Einsatz anstelle von „Dienst nach Vorschrift“ ist gegeben.

Hingegen gelten Unsicherheit, nicht korrespondierende Teilprozesse, fehlende ethische Werte etc. als „Effizienz-Stopper“ – aber mit diesen „Gefahren“ beschäftigen wir uns ein andermal eingehender…

Einen guten (effizienten!) Start in die neue Arbeitswoche wünschen

Markus Feistritzer & Christoph Edenhauser