Sie haben dem „Zweck-Optimismus“ von Anfang an Tür und Tor geöffnet? „Schön-Rechnen“ war die Devise, damit das Projekt überhaupt genehmigt wurde, „Schön-Reden“ war nötig, um das Vorhaben fortzuführen – und nun scheint Ihr Projekt endgültig am Ende zu sein – und zwar im wahrsten Sinne des Wortes!? Kopfschüttelnd stellen Sie fest: Außer Spesen nichts gewesen! Wie können Sie im Vorfeld richtig handeln, um dieses Horrorszenario zu vermeiden? Wie lassen sich die verschiedenen Analysemethoden zur Feststellung des Projekt- bzw. des Projektmanagementerfolges für Ihre Zwecke nutzen? Bitte weiterlesen…

Im Nachhinein alles gut zu heißen, um zu gewährleisten, dass das Projekt keinesfalls als „gescheitert“ bezeichnet wird – das ist die eine Möglichkeit. Jede minimale negative Abweichung der gesteckten Ziele als Misserfolg zu werten, ist die andere. Die definitiv beste Option ist: Bleiben Sie realistisch! Eine sachliche Betrachtung des erreichten Projektzieles – also die „goldene Mitte“ dieser beiden Extreme – das soll Ihr Bestreben sein! Die im nachfolgenden Artikel vorgestellten Maßnahmen/Methoden helfen Ihnen bei der objektiven Beurteilung des Projektergebnisses.

Schritt I: Die Durchführung einer Machbarkeitsstudie

Am Anfang eines jeden Projektes empfiehlt sich die eingehende Überprüfung der Ausgangssituation: Ist das Vorhaben – aufgrund der vorliegenden (z. B. technischen, rechtlichen, wirtschaftlichen) Faktoren durchführbar? Nur wenn die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie positiv ausfallen, lohnt sich der Start des geplanten Projektes. Oftmals wird ein Projekt – trotz negativer „Vorzeichen“ gestartet… Als kluger Projektleiter wissen Sie nur zu gut, dass die Zeit, die Sie in der Planungsphase aufwenden, (sehr) gut investiert ist!

Schritt II: Die objektive Erfolgsprüfung durch professionelles Projektcontrolling

Der umfassende Aufgabenbereich des Projektcontrollings beinhaltet, die entsprechenden Parameter (Leistung, Kosten, Zeit – siehe „Magisches Dreieck“) genauer unter die Lupe zu nehmen. Wie Sie wissen, gehört zum Projektmanagementerfolg aber auch die Anerkennung der Ergebnisse durch die jeweiligen Interessensgruppen. Die Zufriedenheit der Stakeholder sollte durch entsprechende Erhebungen (z. B. Auftraggeber-/Mitarbeiterbefragungen und dgl.) gemessen werden.

Schritt III: Die Kosten-Nutzen-Analyse als wichtige Entscheidungshilfe

Die Frage, ob sich ein Projekt voraussichtlich rechnet oder nicht, muss selbstverständlich bereits vor dem Start des geplanten Projektes gestellt werden (siehe auch Schritt I Machbarkeitsstudie). Mithilfe der Kosten-Nutzen-Analyse wird der Erfolg eines Projektes prognostiziert. Es wird bestimmt, ob das erwartete Ergebnis den Einsatz/den Aufwand voraussichtlich rechtfertigt. Eine solche Analyse ist unerlässlich für Schätzungen in der Projektplanung (z. B. Ressourcen- und Kostenplanung) – „Augen zu und durch“ ist hier definitiv der falsche Ansatz! Die Gegenüberstellung von geschätztem Aufwand und erwartetem Ergebnis gilt als zentrales Instrument eines jeden Vorhabens. Die Analysewerte geben während des Projektes auch Aufschluss darüber, ob der jeweilige Verlauf zufriedenstellend ist. Eventuell drohende Abweichungen können somit rechtzeitig identifiziert werden. Und dann stehen die Chancen gut, dass die aufkeimenden Probleme durch gezieltes Entgegensteuern korrigiert werden können!

Schritt IV: Der Vergleich macht Sie sicher: Projekt-Benchmarking

Mittelalterliches Duellieren, freiwilliger Zweikampf im Boxring und allerlei sonstige Wettkämpfe - das Verlangen, sich mit anderen zu messen, ist anscheinend seit Menschengedenken stark verbreitet. Auch im modernen Projektmanagement gilt das „sich vergleichen“ (z. B. mit dem Mitbewerb) als wichtige Managementmethode zur Leistungssteigerung. Der direkte Vergleich kann wichtige Erkenntnisse liefern: Es lassen sich bessere Vorgangsweisen feststellen, Rückschlüsse ziehen usw. Mitunter gelingt es durch diese Beobachtungen, die Fehler der anderen im eigenen Projekt zu vermeiden und Ihre eigenen „Best Practices“ zu festigen. Das Erfolgsmodell anderer auf die eigene Projektsituation anzuwenden, kann in hohem Maße dazu beitragen, den Projekterfolg zu steigern.

Zum Abschluss dieser Blogserie bedanken wir uns nochmals herzlich für Ihre (sinnvoll!) investierte Zeit!

Mit dem Wunsch, dass Sie dadurch viele positive Anreize (bestmöglich) für Ihre Projekte nutzen können, verabschieden wir uns für heute,                           

Markus Feistritzer & Christoph Edenhauser