Keine Sorge – um diese „fantastischen Richtlinien“ zu begreifen, brauchen Sie weder einen Zauberstab, noch müssen Sie eine Ausbildung auf Hogwarts absolvieren!

Wie so oft im Projektmanagement, geht es um die Einhaltung einiger weniger (simpler!) Regeln, die eigentlich selbstverständlich sind. Eigentlich … und doch werden diese Regeln oft vernachlässigt oder gänzlich ignoriert! Wie Sie mit ein paar einfachen Tipps zum „Harry Potter des Projektmanagements“ mutieren, erfahren Sie bei uns!

Es liegt auf der Hand, dass die Anzahl laufender Projekte in den verschiedensten Wirtschaftszweigen in den letzten Jahren explosionsartig gestiegen ist. Projektmanagement ist ein nicht mehr weg zu denkender Bestandteil in unser aller Unternehmen geworden. Die Abwicklung von Geschäften mittels zeitlich begrenzter Projekte ist oft sogar Bedingung für die Erreichung der Unternehmensziele. Viele Vorgaben wären mittels „traditioneller Abhandlung“ nicht realisierbar. Was aber versteht man nun unter „gutem Projektmanagement“? Wie versprochen, gibt es auf diese Frage eine simple Antwort: Effiziente Kommunikation, Zeitmanagement, Ressourcenplanung! Lassen Sie mich heute näher auf das erste der drei „Zauberwörter“ – die Kommunikation – eingehen …

Kommunikation – effizient & wirkungsvoll!

Ein Projekt abzuwickeln, ist für den zuständigen Manager stets mit extrem viel „Sprecheinsatz“ verbunden: Egal ob Sie etwas ein- oder verkaufen, ob Sie Erklärungen gegenüber Stakeholdern abgeben oder Sie Ihre Teammitglieder anweisen, Lösungsvorschläge erörtern etc. Permanent wird Ihre Kommunikationsfähigkeit auf die Probe gestellt! Sie kennen bestimmt den „Al Bundy-Ohrwurm“:

Love and marriage, love and marriage, go together like a horse and carriage,
this I tell you brother, you can't have one without the other.

Genauso verhält es sich mit Kommunikation und Management – Sie können das eine nicht ohne das andere erfolgreich umsetzen! Effiziente Kommunikation bedeutet u. a., dass Ihre Teammitglieder genauestens informiert sind, welches Projektziel verfolgt wird. Am besten Sie formulieren eine klare Beschreibung, eine Vision, gegebenenfalls fertigen Sie entsprechende Roadmaps oder Flipcharts zur Visualisierung an. Vertrauen Sie auf den Einsatz Ihrer MitarbeiterInnen und unterschätzen Sie keinesfalls deren Fähigkeiten. Bleiben Sie jedoch stets realistisch und erwarten Sie keine Wunder!

Verbale Verständigung heißt auch, ein offenes Ohr für Ihre MitstreiterInnen/Ihren Auftraggeber zu haben. Diskussionen sind essentiell - vermeiden Sie jedoch Meetings, die zu Nichts führen.

Gefahrenpotenziale für unproduktive Team-Besprechungen sind unter anderem:

• Hierarchie-Unterschiede: Das Prinzip „Der Ober sticht den Unter“ ist (zu) präsent. Hauptakteure in der Besprechung sind die Mitglieder des oberen Managements. Dies hemmt die ehrliche und direkte Kommunikation
• Fehlende Offenheit für Neues: Eine kreative und innovative Idee des Kollegen wird belächelt und als „verrückt“ abgestempelt. Die restlichen Beteiligten werden sich hüten, Ihre (evtl. vielversprechenden) Vorschläge zu präsentieren
• Mangelnde Vorbereitungszeit: Die Teammitglieder werden nicht rechtzeitig über das Thema der Besprechung informiert und können sich daher nicht ausreichend vorbereiten

Nehmen Sie solchen und ähnlichen Problemen im Vorfeld den Wind aus den Segeln. Geben Sie ALLEN Beteiligten die faire Chance, Fragen zu stellen, Meinungen kundzutun und ggfs. Bedenken zu äußern. Und: Das obere Management hat in Projektmeetings nichts verloren. Bei Bedarf soll der Projektleiter als „Berichterstatter“ für die nächst höhere Führungsebene agieren.

Ich freue mich, wenn Sie auch Teil II dieser Blogreihe (Thema Zeitmanagement!) mit gewohntem Interesse verfolgen!

Einstweilen verabschiede ich mich mit den besten Wünschen,
Markus Feistritzer

*Lesenswertes zum Thema Ressourcenmanagement*