Alle guten Dinge sind drei! Die 3 “magischen” Projektmanagement-Grundlagen – 3. und letzter Teil: Ressourcenplanung

Sie sind Projektmanager und nicht David Copperfield, manche Leute scheinen das nicht zu begreifen! Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie die passenden Ressourcen zeitgerecht „herzaubern“. Klingt das vertraut? Ich kann Sie beruhigen: Als Projektleiter ist es nicht nötig, hellseherische Fähigkeiten zu besitzen! Unter Berücksichtigung der 3 „magischen“ Projektmanagement-Komponenten kommen Sie Ihrem Ziel auch ohne übersinnliche Fähigkeiten rasch näher …

Limitierte Budgets und knappe Ressourcen sind bei Projekten Gang und Gäbe. Oft sind die Budgetpläne in Bezug auf die Personalplanung mangelhaft ausgearbeitet. Zu wenig detailliert, dafür sehr limitiert – eine gefährliche Kombination! Oft fehlen entsprechende Projektmitarbeiter schlicht und einfach! Dafür gibt es verschiedene Gründe, z. B. der Projektleiter war zu optimistisch, die Kompetenz/Effizienz der Mitarbeiter wurde überschätzt. Vielleicht aber hat man auch weniger Personalbedarf angemeldet, um das Zustandekommen des Projektes nicht zu gefährden. Häufig  existiert auch ein zeitliches Problem: der Projektmanager ist am Anfang des Vorhabens außerstande, eine realistische Personalbedarfs-Schätzung abzugeben. Welche Ressourcen werden wann gebraucht? So mancher „Häuptling“ würde sich zu diesem Zwecke eine Kristallkugel wünschen! Oftmals wäre der frühzeitige Erhalt einer gewissen Spezifikation nötig, um entsprechende Aussagen zu treffen. Wenn schließlich alle Details vorliegen, ist es oft schon 5 vor 12 – passende Ressourcen findet man aber leider nicht wie Sand am Meer!

Der Budgetierungsprozess gestaltet sich oft als “Gewaltakt”, gespickt mit vielen Eventualitäten und Unsicherheiten. Der enorme Druck lastet meist auf den Schultern des Projektleiters, aber auch auf jenen der MitarbeiterInnen aus den verschiedenen Abteilungen. Der Anführer der „Mission“ wird an seinen Budgetzielen gemessen. Wenn er mit dem Projekt die finanziellen Mittel übersteigt, rollt im schlimmsten Fall sein Kopf. Oftmals wird das Budget unter erheblichem Zeitdruck erstellt und der Projektmanager bekommt unrealistische Ziele aufgebrummt – nicht unbedingt im Sinne des Erfinders! Vielmehr sollte der Projektmanager mit dem Kernteam selbst das Budget erstellen. Er wird eine möglichst realistische Abschätzung der Kosten anstreben, schließlich ist er derjenige, der die finale Verantwortung für das Projekt trägt. Weitere Aspekte, die für die “Selbst-ist-der-Mann/(der Projektmanager!)-Theorie“ sprechen sind z. B.:

• Der Projektleiter und sein Team kennen die Details und können die Zielerreichung/die Kosten daher am besten vorhersagen
• Der Projektmanager ist die erste Anlaufstelle für sämtliche Budgetdaten. Er muss fähig sein, evtl. Kostenabweichungen zu analysieren und entsprechende Entscheidungen für künftige Projekte zu treffen

Der Einsatz der vorhandenen Ressourcen muss sorgfältig geplant werden. Wenn z. B. ein erfahrener Techniker gebraucht wird, ist die Rekrutierung eines jungen Mannes, der kürzlich sein Studium abgeschlossen hat, bestimmt nicht die Patentlösung. Ressourcenknappheit führt häufig zu Verzögerungen und im schlimmsten Fall zum Scheitern der Unternehmung. Der Projektmanager muss alles daran setzen, um solche Pannen zu vermeiden. Manche Projektleiter sind im Laufe des Vorhabens der Verzweiflung nahe, weil sie den Verlauf scheinbar nicht beeinflussen können und angeblich wie die Jungfrau zum Kind kommen. Mit sorgfältiger Planung lassen sich viele Probleme jedoch im Vorfeld abwenden. Von Spätschichten und dgl. dürfen sich die Beteiligten nicht aus dem Konzept bringen lassen. Bedenken Sie jedoch, dass MitarbeiterInnen nicht rund um die Uhr arbeiten wollen/können/dürfen. Pausen, Urlaub, Krankenstand und die Tatsache, dass auch das Tagesgeschäft nicht vernachlässigt werden darf,  müssen berücksichtigt werden. Benötigtes Personal für ein bestimmtes Projekt von anderen Abteilungen zu „leihen“, kann manchmal eine gute Alternative darstellen. Sie sollten dies allerdings vorab genauestens mit dem Chef der zuständigen Division (und mit den potenziellen Projektmitgliedern) besprechen. Mögliche Herausforderungen könnten sein:

- Diejenigen Angestellten, die Sie „ausborgen“ wollen, sind die „Zugpferde“ der Abteilung
- Das Projekt scheint vielversprechend, der Abteilungsleiter ist eifersüchtig auf Sie und Ihren mutmaßlichen Triumph

Unter Beachtung der in dieser Blogreihe genannten Überlegungen, wird Ihr nächstes Projekt nicht zur „mission impossible“ – davon bin ich überzeugt!

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine angenehme Arbeitswoche und zahlreiche ergebnisreiche Projekte!
Markus Feistritzer

P.S.: Wollen Sie Teil 1 oder Teil 2 dieser Reihe nochmals lesen? Bitte einfach anklicken.