Alle guten Dinge sind drei! Die 3 “magischen” Projektmanagement-Grundlagen – 2. Teil: Zeitmanagement

Zeit ist Geld! Nicht schon wieder dieser abgedroschene Spruch, denken Sie nun bestimmt! Mag sein: Diese Redensart hat schon einen (zu) langen Bart oder wie Fans des Fußballstammtisches es womöglich ausdrücken: Ein klarer Fall für das Phrasenschwein! Dennoch ist die „alte Binsenweisheit“ aktueller denn je: Schließlich ist gerade Projektarbeit äußerst zeitkritisch. Wir haben Vorschläge parat, wie Sie den Wettlauf gegen die Zeit gewinnen! Indem Sie einfach weiterlesen, sichern Sie sich bereits einen gewaltigen Vorsprung …

Budgets müssen termingerecht abgegeben werden, die Ressourcenplanung für das vierte Quartal ist bei der nächsten Besprechung zu präsentieren, die Abteilung R&D soll zum Monatsersten ihre neuesten Erkenntnisse zum Besten geben usw. Für sämtliche projektbezogenen Tätigkeiten müssen gewisse Deadlines eingehalten werden. Projektmanager sollen demnach über ein überdurchschnittliches Maß an Planungstalent verfügen. Theoretisch verläuft alles exakt nach Vorgabe, die gesamten Arbeiten werden fristgerecht erledigt. In der Praxis treten jedoch oft unerwartete Verzögerungen auf. Prioritäten werden geändert und ehe man sich über die Gründe für die Verspätung Gedanken machen kann, ist der Termin für den Projektabschluss verstrichen. Um bestmöglich für scheinbar unvorhersehbare Widrigkeiten gewappnet zu sein und im Ernstfall richtig reagieren zu können, müssen mögliche Szenarios im Vorfeld ausgearbeitet werden.

Nicht selten sind Sie als Projektmanager zu offenbar uneingeschränkter Flexibilität verpflichtet. Anstatt eine Vielzahl von verschiedensten Tätigkeiten „unkontrolliert“ abzuarbeiten/zu delegieren, macht es oft mehr Sinn, diverse Arbeitsschritte in Sub-Projekte zusammen zu fassen und zu kanalisieren. Gerade bei Großprojekten bewährt sich diese Vorgangsweise sehr gut.

Viele Projektmanager aber verplempern wertvolle Zeit mit unproduktiver Arbeit: Nicht enden wollende, unstrukturierte Besprechungen, überflüssige Diskussionen mit KollegInnen, zeitraubende Telefongespräche ohne Sinn/Inhalt etc. Vergessen Sie nicht: Der Projektmanager soll ein Vorbild für effizientes Zeitmanagement sein – seien Sie versichert, Ihre MitarbeiterInnen kennen die Redewendung: der Fisch fängt beim Kopf zu stinken an!

Als alltagstaugliche Tipps, damit Sie nicht die (zeitmäßige) Kontrolle über Ihr Projekt verlieren, taugen z. B. die Folgenden sehr gut:

• Planen Sie realistisch, überschätzen Sie weder Ihre Mitarbeiter noch sich selbst
• Kalkulieren Sie unerwartete „Showstopper“ ein, schaffen Sie Zeitpuffer
• Definieren (und dokumentieren!) Sie die Erwartungen Ihres Vorgesetzten/Ihres Auftraggebers eindeutig und klar - so kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig
• Erarbeiten Sie einen „Plan B“ für unerwartete Herausforderungen (Lieferant meldet Insolvenz an,  Teammitglied fällt krankheitsbedingt für mehrere Monate aus etc.)
• Zeigen Sie sich stets verhandlungsbereit und lösungsorientiert

Den Bären, dass in einem Projekt immer alles „wie am Schnürchen klappt“ lassen Sie sich – in Ihrem eigenen Interesse – bitte nicht aufbinden! Dass die genannten Ratschläge jedoch einen enorm großen Einfluss auf Ihren Projekterfolg haben, dieser Überzeugung bleiben Sie bitte immer treu!

Nächste Woche geht es in die Zielgerade bezüglich der „magischen Projektmanagement-Regeln“: Freuen Sie sich auf Wissenswertes zum Thema Ressourcenplanung!

Bis dahin wünsche ich Ihnen eine angenehme Arbeitswoche,
Ihr Markus Feistritzer

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