Spätestens seitdem Sie meinen Blog bezüglich „wichtigstes Kapital in jedem Unternehmen“ gelesen haben (der Beitrag erschien vor 2 Wochen), ist Ihnen klar, welch enormen Einfluss menschliche Ressourcen auf den  Unternehmenserfolg haben. Kein Wunder also, dass die Nachfrage nach qualifizierten und motivierten Projektmitarbeitern das Angebot oft um ein Vielfaches übersteigt. Vermeiden Sie, dass die Jagd auf die besten Köpfe zu einem Spießroutenlauf wird oder der Schuss gar nach hinten losgeht! Wie Sie das am besten bewerkstelligen, lesen Sie bitte im nachfolgenden Artikel!

Was Du heute nicht kannst besorgen, kannst Du Dir morgen vom Nachbar borgen!

Bei den Schulaufgaben haben Sie mit dieser Einstellung recht gute Erfahrungen gemacht, das mag schon sein. Im Alltag eines erfolgreichen Projektleiters ist eine solche Annahme jedoch völlig fehl am Platz! Erst recht, wenn es um ein so zentrales Thema wie „Ressourcenplanung“ geht! Warten Sie nicht, bis Ressourcenmanagement auf „Multiprojekt-Ebene“ in Ihrem Unternehmen „automatisch“ eingeführt wird – beteiligen Sie sich anstelle dessen von Beginn an aktiv an der Ressourcen(einsatz)planung!

Als Projektleiter wissen Sie, welche Fähigkeiten/welche Ressourcen in Ihrem Projekt erforderlich sind. Dies ist schließlich die Basis dafür, um den konkreten Bedarf (an die Linie) melden zu können. Und nur so lässt sich letztendlich auch feststellen, ob a) externes Know-how benötigt wird oder sich b) die Aufgabenstellungen mit den eigenen Ressourcen bewältigen lassen.

Wenn möglich, beziehen Sie bei Ihren Überlegungen die Projektteam-Mitglieder und Ihren Linienvorgesetzten mit ein. Dies sorgt für ein besseres Verständnis und für ein höheres „commitment“ innerhalb des Teams und zwischen den Abteilungen.

Das Engagement von mehreren Projektleitern kann dazu führen, einen gewissen Druck (von unten nach oben) aufzubauen. Im Idealfall dient das als Ansporn und hat zur Folge, dass dem Thema „Ressourcenmanagement“ endlich auch vom oberen Management die verdiente Beachtung geschenkt wird!

Worauf muss nun ein gewissenhafter Projektleiter in Bezug auf Ressourcen(einsatz)planung achten? Welche Fragestellungen sind in Erwägung zu ziehen?

• Zu aller erst muss der Bedarf (die Qualifikation) genau definiert und dokumentiert werden.
• Wann/in welchem Ausmaß werden die Qualifikationen benötigt? Können die Bedürfnisse intern befriedigt werden oder ist die Unterstützung externer Spezialisten nötig?
• Projekte sind meist zeitkritisch. Sie müssen daher vorausschauend handeln und sich überlegen, wie Ihr „Ressourcen-Hunger“ rechtzeitig gestillt werden kann (Stichwort: Engpass-Ressourcen!).
• Stehen die zugesicherten Ressourcen tatsächlich – je nach Bedarf - zur Verfügung? Bin ich flexibel genug, um auf nötige Änderungen (ggfs. umgehend!) zu reagieren?

Nehmen wir an, Sie werden als Projektleiter in Bezug auf Ressourcen nicht „gebremst“ und haben relativ viel Handlungsspielraum. Dann sind Sie meist auch für die Mitarbeitereinsatzplanung verantwortlich (Anmerkung: Dies ist sehr stark abhängig von der jeweiligen Organisationsform!). Anders verhält es sich, wenn Sie in einer Matrix- oder gar Einflussprojektorganisation eingebunden sind: Hier liegt die Verantwortung hauptsächlich beim Linienmanagement – was die Sache allerdings nicht gerade einfacher macht. Zu den komplexen Aufgaben des Ressourcenmanagers zählt dann zum Beispiel, die Mitarbeiter an die Projekte bzw. die jeweiligen Projektleiter zu „verleihen“.

Was Sie sonst noch beachten sollten…

In vielen Unternehmen wird in der Praxis kein „Multiprojekt-Ressourcenmanagement“ gelebt. Oft erfolgt die Ressourcenplanung rein aus der Sicht des Projektleiters. In einem solchen Falle beschränkt sich der Projektmanager meist auf „Engpass-Ressourcen-Planung“, sprich er konzentriert sich auf die Ressourcen, welche in einem bestimmten Zeitraum wahrscheinlich nicht in der gewünschten Anzahl verfügbar sind. Dass Projektvorgaben und -deadlines durch den Engpass wahrscheinlich gefährdet sind, liegt auf der Hand.

Betonen möchte ich in diesem Kontext, dass sich die die Fokussierung auf Engpass-Ressourcen ausschließlich auf die Kapazitätsplanung bezieht und für die Aufwandsschätzung keineswegs gilt! Eine Aufwandsschätzung muss für alle Beteiligten erfolgen, muss also auch in jenen Bereichen erfolgen, in denen die Einhaltung der Termine nicht gefährdet ist.

Wie immer, bedanke ich mich für Ihr reges Interesse! Dass der Mai auch in Bezug auf Ihre HR-technischen Pläne ein „Wonnemonat“ wird und Sie viele „Sternstunden“ im Projektalltag erleben dürfen, das wünscht,

Markus Feistritzer