Ein scheinbar nicht zu 100% (oder mehr!) ausgelastetes Teammitglied verfügt automatisch über freie Kapazitäten - dieses Gerücht ist nicht nur im Projektgeschäft weit verbreitet. Wie Sie es schaffen,  realistische Einschätzungen zu treffen und warum (fast) jeder Arbeitnehmer (meist unbewusst) den Luxus einer Vier-Tage-Woche genießt – das und vieles mehr verrät unser heutiger Blog…

BEGRIFFSDEFINITION – das mag auf den ersten Blick ziemlich langweilig klingen, ja! Und dennoch:

Für das richtige Verständnis ist eine klare Definition unerlässlich! Ich erlaube mir deshalb, mit der Erläuterung der folgenden Fachausdrücke zu starten:

 

 

 

1. Grundkapazität

Darunter versteht man jene Kapazität, welche insgesamt für alle zu bearbeitenden Projekte (inkl. sämtlicher anderer Tätigkeiten) zur Verfügung steht. Ferner unterscheidet man hierbei:

a) Brutto-Kapazität (inkl. Abwesenheiten)
b) Netto-Kapazität (exkl. Abwesenheiten)
c) Projektkapazität (verbleibende Kapazität unter Berücksichtigung des Tagesgeschäfte

2. Freie Kapazität

Unter freier Kapazität versteht man jenes Intervall, welches nach Abzug sämtlicher anderer Belastungen noch für weitere Aufgaben zur Verfügung steht.

Loyale Mitarbeiter sind rund um die Uhr im Einsatz!?

Ohne entsprechendes Wissen läuft man Gefahr, in Sachen (freie) Ressourcen eine zu optimistische Einschätzung zu treffen. Permanenter Zeitdruck und chronische Zeitnot sind die fatalen Folgen. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie die folgenden Überlegungen und Fakten keinesfalls außer Acht lassen:

Ein Jahr hat „nur“ 365 Tage – das gilt auch für Ihr Unternehmen! Folgende arbeitsfreien Zeiten sind von den 365 Tagen noch zu subtrahieren (das ist ebenfalls ein unveränderbares Faktum!):

- 104 Tage (52 Wochenenden)
- 10 Feiertage (Europa)
- 25 Tage Urlaub, excl. Sonderurlaub (Hochzeit, Todesfall, Umzug….)
- 10 Aus-/Weiterbildung (je nach Branche 5 bis zu 20 Tage/Jahr)
- 10 Krankheit/sonstige Absenzen (durchschnittlich ca. 5 - 12 Tage/Jahr)

Demnach beträgt die maximale Anwesenheit eines durchaus getreuen Mitarbeiters nicht mehr als ca. 206 Tage pro Jahr. Erfahrungsgemäß ist allerdings auch der zuverlässigste Mitarbeiter nur ca. 200 Tage im Jahr verfügbar, nach Adam Riese also lediglich ca. 17 Arbeitstage pro Monat. Und 200 Tage dividiert durch 52 Wochen ergibt tatsächlich eine Vier-Tage-Woche! So mancher Arbeitnehmer träumt insgeheim bestimmt davon, viele Manager und Projektleiter stellt diese limitierte Verfügbarkeit allerdings vor große Schwierigkeiten.

Die meisten Projektleiter berücksichtigen bei der Ressourcenplanung zwar die Wochenenden und Feiertage, die zusätzlichen Abwesenheiten (Ferien, Sonderurlaub, Bildungszeit und Krankheit) bedenken sie allerdings nicht. Dadurch kommt es zu einer Differenz von ca. 51 Tagen (angenommene Bruttokapazität/Jahr: 251, tatsächliche Arbeitstage/Jahr: ca. 200). Nachdem ein Projektteam aus mehreren Mitgliedern besteht - und Sie bestimmt 1 und 1 zusammen zählen können - lässt sich unschwer erraten, was in Bezug auf die fehlenden Personentage passiert…

Noch „interessanter“ wird es bei der Berechnung der Projektkapazität: Hier sind auch noch „lästige Zusatzaufgaben“ (Projektmeetings, Trouble-Shooting, administrative Tätigkeiten) in Erwägung zu ziehen. Diese „Kleinigkeiten“ schlagen immerhin mit bis zu ca. 60 Tagen zu Buche. Die verbleibende Projektkapazität ist demnach auf 140 Personentage beschränkt. Subtrahiert man nun die Tage, welche durch die Arbeit in Projekten verplant sind, bleibt bestenfalls eine freie Kapazität von ein paar Tagen übrig.

Zugegeben, die Bestimmung der freien Kapazität ist nicht immer leicht zu bewerkstelligen. Z. B. kann die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter – trotz ähnlicher Qualifikation – variieren: Für die vorgegebene Aufgabe/das Arbeitspaket werden verschiedene Zeitspannen benötigt, es treten womöglich qualitative Fehler auf. Die Behebung dieser Mängel erzeugt wiederum ein quantitatives Problem (fehlende Personen-Stunden/Personen-Tage).

Vielerlei Gründe sprechen dafür, die benötigte Arbeitszeit systematisch (z. B. in Form eines Tages-/Wochen- oder Monatsrasters) zu erfassen. Auch pauschalisierte und gut dokumentierte Erfahrungswerte tragen zur rechtzeitigen Identifikation von versteckten Zeitfressern und Ressourcen-Räubern bei!

Ich bin überzeugt, mit sorgfältiger Planung meistern Sie auch diese Hürde – und das trotz einem Arbeitseinsatz von durchschnittlich vier Tagen in der Woche (siehe angeführtes Rechenbeispiel) – wenn das mal kein Grund zur Freude ist!

Einen guten Wochenstart wünscht,
Markus Feistritzer